Le changement de culture d’une Organisation est une opération complexe, multiforme qui nécessite pas mal d’énergie : en cela le terme de Transformation sonne plutôt juste. Cette transformation peut évidemment s’approcher sous différents angles… le hacking est l’un d’entre eux, une forme différente, détournée voire virale, ultra pertinente quand il s’agit de changer, d’améliorer, ces éléments culturels du quotidien.
Hacker vos réunions !
Ceux qui comme moi voyagent fréquemment au sein de multiples organisations, savent parfaitement que la « réunion » est un symbole culturel très fort. Et le meeting est l’un de ses fameux éléments d’organisation qu’il est possible d’hacker ! Salutaire… parfois et finalement pas si difficile..
Donc si vos réunions constituent de vraies source d’insatisfaction ou sont synonymes de perte de temps:
tu sais ici, c’est toujours comme ça, on commence jamais à l’heure
10 minutes en retard… c’est le tarif
j’ai vraiment l’impression de perdre mon temps
Bref, si vous en avez marre et souhaitez les améliorer : hacker les !
Comment?
1 Préparer… Préparer…
Préparer vos meeting importants / workshops avec les 7P et pour les worhshops, créer un espace de travail propice à la collaboration (circularité, affichage mural & tableau blanc; mise à disposition de marqueurs et postits; retrait des immenses tables « comité » inutilisables)
2 Arriver en avance
3 Partager puis afficher au MUR l’Objectif de la réunion
4 Partager puis afficher au MUR l’Agenda de la réunion
5 Montrer visuellement l’avancement de la réunion (en distinguant visuellement l’item passé)
6 Se mettre d’accord en Equipe sur les Règles d’usage (Ground rules)
7 Mettre en place les rôles délégués: Facilitateur, Co-Coach, Cadenceur et Pousse décisions
8 Donner une orientation Décisions aux débats : pas de sortie sans Plan d’Action (QUOI / QUI / QUAND) ou Next Steps
9 Prendre trois minutes pour Debriefer (posture Meta: « comment avez-vous vécu la réunion?« ) et 30 secondes pour un ROTI (Retour sur le Temps Investi, échelle affichée au mur)
10 En finir avec les prisonniers : toute présence à la réunion devient facultative; ne vient que ceux pour lesquels la réunion aura de la valeur)
Ce que j’ai pu observer
Le hacking est viral …
Quelques personnes commencent par donner l’exemple, le coach, un ScrumMaster, un Manager… avec quelques hacks simples (« s’installer 3 minutes avant », « ranger le PC », « débarquer avec deux A4: objectifs et Agenda »…
Puis ces petits hacks vont se généraliser…d’abord seules les réunions de l’Equipe seront concernées puis ces bonnes habitudes vont commencer à se propager aux interlocuteurs se synchronisant avec l’Equipe.
Vient ensuite le tour d’équipes proches qui choisissent d’imiter notre première Equipe…. le phénomène est alors en marche
Les méthodes Agiles aident…
Les valeurs de l’agilité, croyances et pratiques associées facilitent l’adoption de nouvelles habitudes et par exemple ce hacking de réunion
En quoi puis-je vous aider?
Je suis COACH Professionnel (formé et Certifié HEC) & Facilitateur. Aprés de nombreuses années en cabinet de conseil, j’ai créé mon propre cabinet de coaching. J’accompagne aujourd’hui la transformation agile des organisations et coach les PERSONNES, les EQUIPES dans leur nouveau parcours.
Pour me contacter : 06.20.98.58.40 , par mail, jcgrosjean@gmail.com ou via LInkedin :
J’essaye d’appliquer tous ces points . le plus percutant est le ROTI à la fin qui permet d’apporter la réponse sur la perception de la qualité de la réunion par et pour les participants (parfois décapant)
Par contre, ensuite il faut rebondir plus particulièrement sur les mauvaises notes pour comprendre pourquoi et avoir des propositions (plus difficile pour les acteurs des mauvaises notes à passer du coté constructif);
Par contre, je suis beaucoup plus dubitatif sur un rayonnement viral de ce type de pratique. et la preuve est que ces principes de base d’une bonne réunion existent depuis des années et pourtant cela progresse peu (voire cela régresse parfois).
Mais je persiste et signe , ce sont des bonnes pratiques
Hello Jean -François,
Merci de ton commentaire.
Le meeting est un élément incontournable de la culture d’organisation; et pour l’aspect viral c’est trés dépendant de son contexte…
Ces Hacks fonctionnent bien… au démarrage, ce duo de pratiques : 7P + Agenda Affiché au Mur est juste décapant!
A bientôt,
JC