La revue stratégique de portefeuille est avec la « Portfolio Synch« , un événement clé de la gestion de portefeuille hybride Agile & Lean (ou en encore Lean Porfolio Management), gestion devenue incontournable pour les organisations orientées produit.
Quels sont les objectifs de la Revue Stratégique TRIMESTRIELLE de Portefeuille ?
Je dirais que ce RDV collectif est avant tout tout un événement d’alignement des décideurs (direction générale / métier / IT) sur quoi et comment investir, une dimension hautement stratégique sur la base d’une connaissance en temps réel de données stratégiques, budgétaires et d’implémentation. Concrètement, les objectifs de cet événement qui se veut trimestriel sont donc de mesurer et décider des investissements et de réviser le portefeuille hybride d’initiatives – Epics & Projets (notamment en décidant des priorites à venir : annulation ou approbation d’initiatives). Les arbitrages et la priorisation par la valeur de ces initiatives doit être le premier critère.
Quand et combien de temps pour cet Evenement LPM ?
Ces éléments sont véritablement une affaire de contexte. J’ai accompagné des revues trimestrielles bien préparées sur 1h30 mais 2heures voire 3 heures sont des durées plus appropriées, à moduler selon le perimètre et la taille du portefeuille ou encore le nombre de personnes autour de la table…
Le meilleur moment pour le faire dépend aussi du rythme opéré côté exécution ; dans tous les cas ni trop tôt ni trop tard (pour avoir suffisamment de temps pour se retourner et être prêt à lancer les développement du projet ou de l’epic). Que les équipes produit soient fortement alignées sur une cadence (type PI Planning) ou simplement que le rythme calendaire du trimestre offre un repère pour les équipes d’un même département ou d’une même entreprise, laisser un bon mois avant le démarrage du cycle suivant est un bon point de départ, à ajuster au fil du temps. J’ai aussi eu le cas où l’on avait découpé le RDV en deux
Qui participe ? Qui facilite cet Evenement de Revue Strategique?
Le casting de cet événement se joue au niveau Directeur (Direction Métier, Direction IT, Direction générale). Dans le contexte Safe, les Business Owners (principaux stakeholder metier) comme un représentant de l’architecture d’entreprise sont également présents.
Les profils PMO formés à la gestion de portefeuille Lean & Agile et incarnant les principes agiles sont les mieux placés pour faciliter cet événement. A ce propos, j’apprécie beaucoup le terme VMO (Value Management Office) préconisé dorénavant par Safe (ScaledAgileFramework) pour cette fonction en charge de la gestion de portefeuille.
Compte tenu de sa dimension stratégique, il va de soi que c’est en interne que cette responsabilité doit être portée sur le long terme.
Quels sont les inputs indispensables?
Plusieurs éléments sont nécessaires pour que la revue stratégique trimestrielle soit un RDV efficient :
- Les objectifs stratégiques de l’entreprise ou du département à jour (d’ailleurs on s’assure qu’ils sont toujours en phase)
- Le Kanban Portfolio d’Epics et de projet lui aussi à jour.
- Les roadmaps de chaque produit ou équipe à jour (c’est la responsabilité du Product Owner et / ou du Product Manager)
- Une idée de la capacité des équipes pour la suite (afin de déterminer s’il y aura de la place pour les sujets).
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