A l’ère de l’entreprise agile, le pilotage par la valeur du portefeuille d’initiatives Tech n’est plus seulement une question ou peut-être une bonne idée, le PILOTAGE DU PORTEFEUILLE PAR LA VALEUR EST INDISPENSABLE.
Pourquoi c’est important ?
L’entreprise agile a pour principale ambition de satisfaire (voire d’enchanter) le client en lui livrant un maximum de valeur au plus tôt (tout en s’adaptant – à temps – aux changement de son environnement). Pour réaliser cette ambition, elle doit donc déterminer ce qu’est la valeur dans son contexte, plus concrètement ce qui a de la valeur pour ses clients puis se focaliser sur les initiatives à plus haute valeur au travers d’un pilotage fin de ses activités.
Il s’agit de décider comment et sur quoi investir !
Le portefeuille d’initiatives contient des éléments de nature variable (epics produit, initiatives pures tech, etudes stratégiques, le cas échéant projets pour les organisation mixant projets / produits….) mais d’une granularité assez élévée (il ne s’agit pas de la story pouvant être faite en quelques jours de Developpement). Il se situe à un niveau crucial pour l’organisation faisant le lien entre d’une part des objectifs, thèmes et pourquoi stratégiques (dont il est la déclinaison) et d’autre part des éléments beaucoup plus tactiques puisque les éléments du portefeuille peuvent se déverser dans des roadmap et backlogs des équipes Produit.
Aussi le portefeuille d’initiatives doit-il lui aussi s’envisager dans une dynamique agile pour assurer un parfait alignement et une fluidité des processus. En effet si le portefeuille d’initiatives n’est pas priorisé par la valeur, difficile de s’assurer que ce qui sera embarqué et livré par les équipes Produit apportera la valeur attendue, au bon moment!
Des enjeux forts
- Faire en sorte d’avoir un portefeuille d’initiatives ordonné et priorisé par la valeur ce qui signifie que les initiatives dégageant le plus de valeur se retrouveront en haut de la liste
- A valeur constante, s’assurer que les initiatives avec le moins d’effort pour les réaliser seront placées plus haut que celles nécessitant plus d’effort pour être réalisées (l’effort intervenant donc dans le jeu de priorisation)
- Définir la valeur de façon à ce qu’elle fasse sens dans le contexte de l’entreprise et de ses métiers (un Retail « Luxe », un opérateur Telecom, une banque d’investissement, un réassureur public, une startup dans le digital n’approcheront pas la valeur et ses composantes de la même manière)
- Rendre le système (de priorisation et de gouvernance) le plus simple possible pour être en mesure de réagir rapidement.
- Mettre de la culture agile dans la gestion de ce portefeuille d’initiatives en insistant principalement sur ces accélérateurs de culture agile (parmi les 8):
- Valeur : évidemment la valeur pour le client. C’est le coeur de la démarche.
- Travail Ensemble : il s’agit d’adopter le mode table ronde collaboratif pour gérer ce portefeuille
- Feedback : il s’agit de sortir d’un mode annuel ou semestriel pour rentrer dans des cycles de partage et de révision plus courts (le trimestre est un excellent point de départ)
- Partage : Le portefeuille d’initiatives doit être visible et facilement accessible par tous
- Amelioration continue : Plutôt que d’envisager dans le détail et de manière approfondie chaque processus, il s’agit de poser rapidement un modéle opérant puis de l’améliorer au fur et à mesure.
Une gouvernance adaptée et une Team Portfolio (ou PMO) agissant en Facilitateur
Une gouvernance légère et adaptée, empreinte de culture agile, est à mettre en place pour faciliter et soutenir efficacement cette démarche. Ce cadre de gouvernance précisera notamment :
- le système de priorisation par la valeur choisi (plusieurs options sont possibles)
- les outils utilisés pour gérer le portefeuille et visualiser l’avancement des initiatives
- les acteurs engagés (Métiers, Tech, Direction…) dans la démarche, responsables de la décision et ceux chargés de la faciliter (Team Portfolio)
- la nature du travail collectif à mener, les limites d »En Cours ou encore la fréquence de révision du portefeuille (trimestrielle le plus souvent ou mensuelle)
Quel système de priorisation par la valeur choisir?
La priorisation par la valeur est donc au coeur de la démarche et doit rester le premier élément de priorisation et d’arbitrage du Portefeuille d’initiatives. Dés lors que cette intention est posée, qu’elle est soutenue et partagée par les Leaders, les choses deviennent plus faciles.
Pour finaliser la priorisation et assurer un ordonnancement plus fin, l’effort de réalisation est placé en dénominateur (même si à ce stade il ne s’agit que d’un estimation de l’effort high level).
Mais pour en revenir plus précisément à la valeur, plusieurs options sont envisageables. Dans tous les cas, nous nous appuyons sur une estimation relative (utilisant une Fibonacci adaptée : 1/ 2/3/5/8/13/ qu’il m’arrive même de limiter à 8).
- Option # 1 : Le « Cost of Delay » (décrit par Don Reinersten et popularisé dans le framework d’agilité à l’échelle SAFE avec la formule du WSJF – Weighted Shortest Job First) avec l’idée d’avoir l’élément de valeur au plus tôt. Le principe est le suivant : si je retarde l’implémentation d’une feature (par exemple de 3 mois), je n’aurai pas l’impact et le bénéfice attendus (par exemple: 1 million / Mois). La retarder de 3 mois me coûte 3 millions. Le critère User / Business Value est intégré à la formule et c’est top (d’où sa présence en option 1); la criticité (déclin de la valeur avec le temps) ainsi que le risque / opportunité viennent enrichir et complexifier la formule. Au cours de mes accompagnements, je me suis rendu compte que ces deux derniers éléments n’étaient pas systématiquement applicables à tous les items du portefeuille et surtout qu’ils ne parlaient pas toujours aux Métiers. L’utilisation complète de la formule reste parfois difficile et ne va pas forcément dans le sens de la mise en place d’un système le plus simple possible permettant de réagir rapidement.
- Option # 2: Une réflexion fine par les Métiers sur les composantes de la Business Value dans leur contexte puis l’estimation des initiatives en relatif pour chacune de ces composantes. L’approche est très intéressante, particulièrement éclairante sur les orientations choisies, trés utile pour sensibiliser sur l’importance de telle ou telle initiative pour les métiers. Evidemment, au delà de 3 composantes, le travail pour incorporer de nouveaux items dans le portefeuille est plus long ; pas idéal à réaliser dans le cadre d’une Revue Périodique du Portefeuille (mode collaboratif, table ronde). Là encore si on veut un système simple, ce n’est pas forcément l’idéal.
- Option #3: Toujours un accompagnement des métiers sur une réflexion fine des composantes de la Business Value, l’affichage et le partage de ces composantes (transparence & visibilité) mais l’utilisation d’une seule note de BV pour simplifier la gestion du portefeuille et les Revues périodiques.
- Option # 4: L’ajout de la dimension « Alignement Stratégique » en complément de la valeur. Certains préféreront poser ce critère comme un filtre en amont (toute idée / demande qui n’est pas alignée avec un objectif stratégique de l’entreprise ne doit pas se retrouver dans le portefeuille d’initiatives). Cela fait sens en effet. Cela dit, ce critère (toujours en relatif Fibonnacci) s’est avéré pertinent chez plusieurs de mes clients dans la gestion de portefeuille pour décider des investissements à venir.
- Option # 5: Cette fois-ci sans l’effort en dénominateur et dans un logique plus orientée « Produit », l’utilisation d’une formule simple et efficace : Desirability (l’orientation purement client) + Viability (l’orientation Business) + Feasibility (faisabilité tech et change). La encore l’utilisation de Fibonacci s’avère très pertinente (plus qu’une simple échelle 1-3)
Et vous quel système de priorisation de portefeuille utilisez-vous ?
En quoi puis-je vous aider?
Je m’appelle Jean Claude GROSJEAN. J’éveille les personnes, les équipes et les entreprises à l’agilité et les accompagne dans leur transformation. Je travaille à Paris, Genève et Lausanne. N’hésitez pas à me contacter!
