Tip Facilitation: Gèrer les dérapages en meeting

Même si l’on considère le comportement comme un symptôme, si l’on va jusqu’à chercher l’intention (positive) derrière celui-ci, ces situations, où des participants de vos workshops dérapent, ne sont pas faciles à vivre !

En toute transparence, je vous avouerais que j’ai vécu, en tant que facilitateur, trés peu de meetings durant lesquels certains participants ont  pu « déraper » ouvertement… :) J’entends par là, dérapage verbal envers quelqu’un d’autre ou sortie théâtrale, type claquage de porte … Pour autant, les dysfonctionnements plus légers ne sont pas rares (retards, bavardages, manque de participation, excès de prise de parole ) sans oublier les personnes qui font autre chose ou qui montrent ouvertement leur déplaisir quand au workshop que nous avons, nous, le plaisir d’animer :)

Que Faire ? vers une gestion en 3 temps

1 Prévenir

Pour tout workshop, il y a un temps de préparation (plus ou moins long), notamment avec le sponsor ou la personne qui initie le meeting. C’est un moment privilégié pour identifier les dysfonctionnements potentiels, en discuter et trouver les moyens de les éviter.

Format checklist pour ne rien oublier...

Format checklist pour ne rien oublier…

 

L’outil 7 P est trés utile à ce stade, en particulier les rubriques Participants (pour le casting) et Pitfalls (risques que cela se passe mal !). Vous mettez le doigt sur un risque; l’idée est de le lever en jouant sur le Process par exemple ou en organisant quelques petits points informels avec certains.

2 Anticiper

Le meeting démarre…  et la phase d’ouverture, systématiquement prévue dans l’agenda, est précieuse à ce stade. Elle va nous permettre à nous facilitateur, de prendre la température et de nous connecter au Groupe. Différents outils de facilitation comme le Check-in, Cadeaux et Crochets, Pas de Prisonniers peuvent nous appuyer dans cette démarche de détection des dysfonctionnements avant qu’ils ne se produisent. L’idée est d’étre attentif à la fois au verbal et au non Verbal.

Quelques Règles de base de facilitation pré-remplies

Quelques Règles de base de facilitation pré-remplies

La mise en place collective des règles de base fera ensuite le pont entre ce temps de l’anticipation et le temps de la résolution si le problème surgit.

3 Réagir en contexte

Pas le plus simple, d’autant que les choses peuvent aller trés vite. Avec un bon boulot de prévention et d’anticipation, les risques de dérapages sont moins élevés. Pour les dysfonctionnements légers (et répètés), j’ai tendance à prendre les choses avec humour et à me reporter aux règles d’usage. Cela suffit la plupart du temps, d’autant que les personnes sont plutôt de bonne volonté et qu’elles attendent des résultats de ces workshops. L’auto-organisation fait donc le reste.

Des techniques de facilitation plus spécifiques adresseront des comportements plus spécifiques, du type, gérer celui qui parle trop ou ceux qui ne parlent pas du tout.

Pour les comportements plus graves, une pause ainsi qu’un debrief avec le Groupe peuvent s’imposer. La discussion privée, « one-on-one », s’avère alors nécessaire. L’approche coaching, sans jugement, orientée solutions est dans ce cas la plus pertinente.

Et chez vous, comment cela se passe?

Le cabinet Eveil Agile vous accompagne dans la Transformation Agile de votre Organisation

Jean Claude GROSJEAN - COACH d’Organisation. Coach d'Equipes - Coach Agile. J’accompagne la transformation des organisations et coach les PERSONNES, les EQUIPES dans leur nouveau parcours. La facilitation & la formation font aussi partie de mes activités. Me contacter: 06.20.98.58.40

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