La retrospective est la pratique reine de l’amélioration continue, l’un des 8 accélérateurs de culture agile qui, ancré dans le quotidien des personnes et des équipes symbolise une équipe ou une organisation dite « apprenante« .
L’exercice de la rétrospective soulève rapidement de nombreuses questions tant pour sa préparation que pour son animation (par exemple : quelles techniques de facilitation choisir ?). Pour autant l’essentiel n’est pas là… au final ce qui va compter réellement c’est la capacité de l’équipe à METTRE EN OEUVRE SES ACTIONS D’AMELIORATION de façon à progresser constamment! Et c’était justement le sujet d’un fil de discussion initié dernièrement sur le Slack « Les agilistes ».
Votre question agile du jour
Comment faire en sorte que les actions d’améliorations soient réalisées ? Comment faire pour que celles-ci soient bel et bien prises en compte ?
La réponse
En l’occurence, pas une réponse unique mais différentes options à adopter, adapter et expérimenter!
OPTION #1 S’assurer de l’importance du sujet traité et donc des actions correspondantes. Les sujets sans importance génèrent des actions sans importance. Ces actions sans résonance chez les équipiers seront les premières à passer à la trappe.
OPTION #2 Décrire et insister sur l’impact des actions d’amélioration. En quoi seront-t-elles utiles, source de valeur pour l’équipe ? que vont-elles améliorer? Les collones « QUOI – QUI – QUAND » sont désormais bien établies; en revanche la colonne « IMPACT » reste le souvent négligée: elle mérite pourtant que l’équipe s’y attarde!
OPTION #3 : Placer l’action d’amélioration la plus importante au Top de la liste (de la même manière qu’un Backlog de produit est d’abord priorisé par la valeur et ordonné).
OPTION #4 : Limiter le nombre d’actions à mener. Seules les actions prioritaires et « terminables » dans le sprint sont à embarquer. Cette limitation vous permet en outre d’être en cohérence avec les principes Lean et Agile.
OPTION #5 : Mais est-ce vraiment une option ? 🙂 Passer en revue les actions du Plan d’Action précédent (DONE ou Not DONE) dans la retrospective du jour. Certaines équipes le font même en Revue de Sprint (contexte Scrum) pour donner encore plus de visibilité à ces actions d’amélioration.
OPTION #6 : Dans la continuité, intégrer le % d’actions d’amélioration réalisées dans les indicateurs / KPI agile de l’équipe. Cela semble semble anodin mais la simple mesure, la simple attention qu’on y porte a pour effet de mettre en lumière cet accélérateur de culture agile et d’accroitre son importance.
OPTION #7 : Inclure la liste des actions (ainsi que l’indicateur précédent) au sein du radiateur d’informations de l’équipe (juste à coté du Tableau des Tâches et de la Liste des obstacles) et faire un point régulier sur l’avancement de ces actions lors des Daily.
L’idée n’est pas de le faire à chaque daily mais régulièrement en cours de sprint. C’est par ailleurs une excellente façon pour un équipier ou pour le Scrum Master d’ouvrir ou de clôturer l’évènement. Certes, je reconnais que la montée en puissance du virtuel met à mal cette option de visualisation de la liste des actions dans un environnement physique 🙂
OPTION #8 : Intégrer les actions d’amélioration dans le Backlog de sprint (contexte SCRUM et si c’est possible). Le Scrum Guide (2020) évoque ainsi cette possibilité :
The most impactful improvements are addressed as soon as possible. They may even be added to the Sprint Backlog for the next Sprint.
Scrum Guide 2020
Cette option n’est pas forcément envisageable pour toutes les actions d’amélioration et n’offre pas toujours la visibilité attendue : ce n’est pas parce que l’action s’est transformée en un item de Backlogs qu’on en parle forcément au daily. L’affichage séparé d’une liste d’actions (cf. précédemment) offre plus de focus et est de ce point de vue beaucoup plus efficace. Mais cela reste une option tout à fait pertinente testée et approuvée par beaucoup d’entre nous.
Voilà, vous avez donc 8 expérimentations à mener ! Quant à vous, avez vous testé d’autres moyens pour faire en sorte que les actions d’amélioration issues d’une retrospective soient bien prises en compte ?
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