Tip Facilitation… du temps pour Conclure vos réunions, workshops ou Formations!

C’est dans l’ordre des choses… peu importe son type (meeting, comité de pilotage, workshop, rétrospective, forum ouvert, formation ou même One-on-One), peu importe sa durée (de 20 minutes à plusieurs jours), tout événement a un début, un milieu et une fin qui se traduisent naturellement en termes de facilitation par :

  • Une ouverture
  • Un ensemble d’activités pour répondre aux objectifs de l’évènement
  • Une CLOTURE

La nécessité d’un MINIMUM d’ouverture est aujourd’hui comprise par la plupart des acteurs de l’Entreprise. Un rapide tour de table et le rappel de l’ordre du jour constituent ce minimum… pas suffisant certes mais c’est déjà ça. J’y reviendrai une autre fois…

Côté Clôture… c’est la Cata !

Ce qui est vrai pour l’ouverture ne l’est en revanche pas pour la clôture…. Expédiée, bâclée… la phase de clôture d’une réunion ou de tout autre évènement est le plus souvent inexistante.

Se donner du temps pour conclure « proprement »…

Le « Hacking de meeting » commence par l’affichage en dur d’un agenda. Le fait d’inscrire le terme clôture au sein d’un ordre du jour est un premier grand pas. Il indique clairement aux participants que nous passerons du temps à la fin du meeting pour marquer la fin de cet événement.

Agenda Meeting Hacking

Afficher l’agenda au mur et montrer visuellement l’avancement de la réunion

Une bonne pratique consiste à se laisser quoi qu’il arrive 5, 10, 15 minutes (voire plus en fonction du type d’évènement).

Alors que faire en Clôture ?

Les 4 activités qui suivent sont pour moi le minimum à réaliser; des activités que je pousse avec ma casquette de Coach & facilitateur. Evidemment leur durée et leur continu vont varier selon les contextes…

1 REVOIR l’output majeur des activités réalisées, au travers notamment de La Liste des DECISIONS prises, ; revoir également la liste des objectifs personnels si elle est affichée et pourquoi pas évaluer les éléments du Parking Lot

La cloture d'un Open Space Technology... pas seulement du Fun!

La cloture d’un Open Space Technology…Revoir ‘OUTPUT des sessions

2 EVALUER la valeur de la session, du Meeting (Le ROTI, Return On Time Invested, est un précieux outil)

roti-grosjean

3 ETABLIR ou affiner (car j’aime aussi qu’il soit initié avant) le Plan d’Action pour la Suite

4 DEBRIEFER avec les participants :

  • « Comment avez-vous vécu cette réunion ? »
  • « Les objectifs du meeting ont-ils été atteints ? »
  • « D’autres activités sont-elles nécessaires ? »
  • « Comment faire mieux la prochaine fois ? »

Dans des dispositifs de formation, j’ai tendance à m’appuyer en plus sur les Quadrants

 

Jean Claude GROSJEAN - COACH d’Organisation. Coach d'Equipes - Coach Agile. J’accompagne la transformation des organisations et coach les PERSONNES, les EQUIPES dans leur nouveau parcours. La facilitation & la formation font aussi partie de mes activités. Me contacter: 06.20.98.58.40

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