Outils pratiques du Manager Agile #7: La matrice Urgence / Importance

… plus connue sous le nom de Matrice d’Eisenhower, président US, qui utilisait ce principe pour prioriser ses actions. Stephen Covey a popularisé la technique sous cette forme matricielle, dans les années 90, dans son livre « Les Sept Habitudes des gens efficaces »  pour aider les manager à sortir de la spirale de l’action!

Matrice Urgence - Importance

Pourquoi?

La gestion du temps est une dimension clé du boulot du Manager. La matrice permet de fixer des priorités dans les tâches à réaliser; elle permet aussi d’offrir de bons éléments de décision, sur une activité clé du Management Agile: la délégation.

En effet, outre le fait qu’une délégation efficace se doit d’être progressive et suivie, elle est avant tout SÉLECTIVE.

Comment?

La matrice est plutôt simple à utiliser, et se construit sur la base de deux axes:

  • Le 1er axe concerne le degré d’Urgence de la Tâche
  • Le 2ème axe concerne le degré d’importance de la tâche

Ces deux axes permettent de déterminer 4 quadrants qui permettront de qualifier ces tâches, et d’agir en contexte.

  • Q1 : Tâches URGENTES et Importantes  (Identifiables facilement)
  • Q2:  Tâches NON URGENTES et importantes
  • Q3: Tâches URGENTES mais Pas importantes (ces fameuses INTERRUPTIONS, celles qui souvent débordent le Manager…)
  • Q4: Tâches NON URGENTES et non Importantes (Identifiables facilement)

Comme vous le savez je crois beaucoup aux bienfaits du Management Visuel, que j’utilise beaucoup dans mon coaching agile

Pour le Manager, il s’agit donc de lister les Tâches qui le concernent sur des Post It puis de qualifier ces tâches en les posant physiquement sur les quadrants correspondants.

Il s’agit aussi d’exploiter l’espace, et de positionner les Tâches les unes par rapport aux autres, y compris à intérieure du quadrant: tâche A plus urgente et plus importante que Tâche B dans le même quadrant Q1.

La notion d’importance peut s’avérer trés relative (lièe à la question des enjeux – gains / pertes) et nécessite d’être trés vite clarifiée; la question de l’urgence est quant à elle beaucoup plus factuelle (ex: payer ses impôts avant le 20 septembre). C’est d’ailleurs souvent sur les Q2 / Q3, que les arbitrages sont le plus difficiles à faire, avec des actions Q3 (urgentes mais non importantes) qui font déraper les agendas et surchargent le manager.

En bref, en terme d’actions…

  • Q1 : Tâches URGENTES et Importantes => AGIR soi même IMMEDIATEMENT; ce sont les tâches prioritaires
  • Q2:  Tâches NON URGENTES et importantes => ce sont les tâches A PLANIFIER. Le plus souvent, à traiter par le manager lui même (en se laissant du temps, idéalement avant que ces tâches Q2 ne passent en Q1 !!) ou pourquoi pas des tâches « A déléguer »
  • Q3: Tâches URGENTES mais Pas importantes => Ce sont les meilleurs candidates pour la DELEGATION
  • Q4: Tâches NON URGENTES et non Importantes => Ne serait-il pas pertinent de les supprimer, les abandonner…

Les tâches en Q4 dans une logique d’efficacité personnelle sont vues comme des distractions… A éliminer donc. Les tâches en Q3 dans cette même logique sont vues comme des interruptions. A limiter donc…

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Jean Claude GROSJEAN - COACH d’Organisation. Coach d'Equipes - Coach Agile. J’accompagne la transformation des organisations et coach les PERSONNES, les EQUIPES dans leur nouveau parcours. La facilitation & la formation font aussi partie de mes activités. Me contacter: 06.20.98.58.40

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