Faciliter des sessions de travail OpenSpace – Forum Ouvert: quelques conseils…

Car il y a quelques points chauds (LancementParticipationRestitution / Capitalisation) lors de ces 4 ou 5 sessions de travail menées en parallèle qui feront de l’évenement un succès … ou pas.
Vous autres participants de ce type de conférence, mais aussi vous chers confrères, d’ici ou d’ailleurs, praticiens XP France, n’hésitez surtout pas à enrichir ce billet de vos propres retours d’expérience en la matière.

Le format OpenSpace Technology (Forum Ouvert) est un format de conférence novateur qui réduit les distances, va à l’essentiel et joue à merveille sur les leviers collaboratifs et participatifs autour d’un thème donné (OpenSpace Agilité, OpenSpace Usability … ou tout autre chose).
L’évènement OpenSpace qu’il soit mené en interne ou non, à destination de ses propres collaborateurs , d’une communauté ou de clients / prospects, va créer une dynamique d’apprentissage et d’interaction vraiment rafraîchissante … une dynamique 3.0 ? 🙂

Le volet Participatif, le volet Échanges autour de sujets choisis par les participants eux même, sont évidemment très appréciés, MAIS pour que la conférence, l’OpenSpace soit vraiment source de valeur pour les participants, quelques ingrédients sont nécessaires.
Où vont-ils passer les 3/4 du temps de l’évenement ? Pourquoi sont ils là ?
Essentiellement pour partager, échanger lors des sessions (ateliers) de travail. La qualité de celles-ci est donc déterminante.

Mes conseils:

  • Prévoir un facilitateur à chaque session, facilitateur dont le rôle sera de gérer le flux des échanges, les activités et le temps. C’est essentiel pour assurer une qualité minimale à la session. croyez-moi, sans facilitateur, ça ne marchera pas aussi bien. Une pratique consiste parfois à demander à celui qui a proposé le sujet d’animer l’atelier. Je n’y suis pas très favorable. Questions de savoir faire, d’envie …mais aussi le fait que celui qui a proposé le sujet n’est pas forcément là ou doit pouvoir quitter lui aussi la session (Loi des 2 pieds)
  • Assurer la logistique : Marqueurs, Deux Tableaux à feuille (un brouillon / un pour la capitalisation), salles d’une bonne taille organisée pour les échanges
  • Habiller les salles au préalable avec quelques posters (Loi des 2 pieds, 4 principes, Agenda, Objectif, ROTI) sur lesquels le facilitateur va pouvoir s’appuyer en ouverture et en clôture par exemple
  • Prévoir des sessions de travail d’au minimum 45 minutes (je dirais maxi 1heure): c’est une attente de beaucoup de participants. En dessous de 45 minutes, cela peut faire court en effet.
  • Adopter un schéma d’atelier standard mais ouvert : « Ouverture -> Explorer & Restituer -> Clôture », et s’appuyer sur les posters pour lancer l’atelier et « briser la glace »
  • Conserver du temps pour la clôture (mini synthèse, derniers feedbacks, autres débats)
  • Terminer par un ROTI. Toujours terminer par un ROTI (Return On time Investment)…
  • Trouver la bonne mesure pour la participation. Dans la plupart des ateliers de travail, vous devez susciter les échanges et favoriser la participation de chacun mais dans un format OpenSpace, vous devez respecter le silence de certains, plus en observateurs et gérer les allers et venue potentielles (« Loi des 2 pieds »)
  • Une fois, la courte ouverture passée, enclencher sur le QUI et le POURQUOI (« Pourquoi ce sujet », « Qu’est-ce qui vous intéresse dans ce sujet ? », « Qui a proposé le sujet ? … et pourquoi ? »)
  • Orienter les échanges sur le QUOI, POURQUOI, et COMMENT (généralement cela fonctionne bien) et faire la part belle aux retours d’expérience. Focus sur le dialogue, les interactions: le rôle du facilitateur sera aussi de s’effacer au bon moment
  • Penser Restitution & Capitalisation, durant la session en se servant des tableaux à feuille
  • Conserver et exploiter ensuite le résultat de votre session (format papier/ format numérique)

Qu’en pensez-vous ?

4 réflexions au sujet de « Faciliter des sessions de travail OpenSpace – Forum Ouvert: quelques conseils… »

  1. Intéressant…

    Un groupe d’utilisateurs dont je fais partie tente de réunir ses membres tous les mois. La version américaine du même mouvement (ALT.NET pour ne pas le citer) rassemble suffisamment de personnes pour donner lieu à des conférences OpenSpace, mais nous n’avons pas encore à Paris la masse critique pour envisager d’organiser nos évènements en suivant ce format.

    Nous essayons de rester agile cependant, avec un thème, un présentateur/facilitateur, et des débats autour du sujet pendant la première partie de nos soirées. Les réunions dérivent ensuite vers un free for all où tout le monde parle de ce qu’il veut avec qui il veut.

    Nous nous sommes posé la question de la capitalisation, et allons tenter d’être un peu plus rigoureux sur les comptes rendus, l’enrichissement d’un wiki, la communication, etc. Inclure la clôture dans l’événement me semble être une bonne idée.

    Comment gérer de tels événements lorsqu’on compte une vingtaine de participants seulement ? Est-il déjà possible de laisser les rencontres s’auto-organiser et espérer voir des (micros) sessions se former ? Y a-t-il des prérequis aux OS conferences ?

  2. Hello,
    Merci de ce feedback. Des OpenSpace à une vingtaine de personnes sont tout à fait envisageables, et parfois trés productifs.
    Evidemment, il faut réduire le nombre de sessions menés en parallèle: 3 sessions peuvent suffire (4 max) et permettent de conserver l’esprit forum ouvert (Loi des 2 pieds…)

    Sur le côté auto organisation, je trouve personnellement qu’un minimum de cadrage est nécéssaire pour être efficace: il faut mini. de préparation et poser les règles, expliquer la façon de procéder…

    Donc selon moi, pour l’évenement en lui même, c’est nécessaire, encore plus si le nombre de participants est élevé ou que le public ne connait pas la formule. Pour les vieux routards de l’open Space, on peut vite passer aux propositions de sujets, au vote et aux sessions / ateliers de travail: simple et efficace.

    Sur les sessions, je préconise un facilitateur (c’est le message de ce billet) mais dans certains contextes, avec peu de participants, on rentre plus dans un format discussion.

    Là encore, rien n’est figé, il faut s’adapter ! Je me souviens de certains Openspace où nous nous sommes retrouvés à 3 ou 4 pour discuter d’un sujet et d’une session aux Valetch Days, où nous nous sommes retrouvés à deux, Claude Aubry et moi même, au final à discuter de SCRUM et de nos blogs respectifs, autour d’un café.

    Enfin, l’idée du WIKI pour la capitalisation est une excellente idée.

  3. BarCamp et "Open Space-Forum ouvert ont effectivement beaucoup de similitudes, notamment sur le volet "ateliers de travail"… mais ce sont deux formats de conférence différents.
    Le format Open space ne se dit pourtant pas "non conférence" et je crois que les ateliers se déroulent différemment… le format openspace-Forum ouvert est plus ancien, de 1985 (les barcamp de 2005), et s’appuie sur des petites choses qui n’existent pas dans un Barcamp (Loi des 2 pieds et 4 principes), et qui font qu’on peut rester spectateur de sessions en sessions …

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