Posté par jc-Qualitystreet le 27 juillet 2010
Les projets de conception de portail d’entreprise se sont multipliés ces dernières années. Face à cette montée en puissance de l’outil informatique, le feedback des utilisateurs doit rester le premier indicateur du succès de ce type de projet.
La valeur d’un portail d’entreprise repose donc avant tout sur une expérience utilisateur positive. Même si cette expérience Utilisateur peut s’appréhender différemment, la valeur intrinsèque du portail pour l’Entreprise et les Personnes se mesure quant à elle très facilement :
- Retirer le portail à ses utilisateurs pendant quelques heures ou quelques jours et voyez, écoutez ce qui se passe !
- Observer l’activité de l’utilisateur avec et sans le portail, mesurer les temps respectifs pour effectuer les tâches de travail, et voyez la différence !
Ces 7 bénéfices côté utilisateur sont donc les suivants :
1 Une information personnalisée
2 Des applications et services fédérés et personnalisés
3 Une interface customisable
4 Une apparence et un système de navigation cohérents
5 Un environnement de sécurité unifié
6 Une collaboration plus efficace et plus transparente
7 Une Vue « Tableau de bord » et la vision globale
1 Une information personnalisée
C’est l’essence même du portail d’entreprise de fournir à ses utilisateurs non seulement un accès personnalisé, mais aussi une personnalisation de l’information. Cette fonction de personnalisation est l’assurance pour l’utilisateur de recevoir une information concise et pertinente à l’heure où les sources et supports d’information se multiplient, où l’information devient de plus en plus riche alors que le temps de lecture disponible lui ne s’allonge pas.
Home Portail
Cette forme de personnalisation, souvent dénommée « Personnalisation implicite », est ciblée selon un principe de gestion des droits et repose sur l’identification rigoureuse de profils utilisateurs basés en priorité sur cinq éléments : Qui est l’utilisateur ? Quel est son rôle ? Quel est son travail, son métier ? Quels sont ses besoins ? Quelles sont ses communautés ?
Attribution des droits pour un extranet
2 Des applications et services fédérés et personnalisés
Le portail d’entreprise devient facilitateur de travail en proposant en un seul endroit les accès personnalisés aux applications et services de l’entreprise. L’utilisateur ne se voit proposer que les applications auxquelles il a droit, celles par exemple dont il se sert dans le cadre de son activité.
Accès aux applications métiers de l'entreprise
Applications métiers mais pas seulement : l’annuaire de l’entreprise et la recherche de personnes sont depuis longtemps l’application les plus utilisées sur les portails Intranet : « the killer applications » !
La KILLER APP
Cette dimension est l’un des bénéfices immédiats les plus facilement mesurables. Il atteste de la valeur d’usage des portails d’entreprises.
3 Une interface customisable
La capacité de customiser son interface s’est démocratisée avec les portails Internet grand public (My yahoo, iGoogle, Netvibes). On parle souvent de « personnalisation explicite » dans le sens où elle est contrôlée explicitement par l’utilisateur, pourtant le terme « customisation » me semble plus juste.
Netvibes
La customisation de l’interface répond à des attentes utilisateurs et à des critères ergonomiques majeurs comme le contrôle explicite, la flexibilité et la compatibilité. L’utilisateur a la possibilité de modeler sa page selon ses préférences, et de contrôler (ajouter, retirer, modifier) certains éléments du portail : favoris, raccourcis, thèmes, couleurs, titres et libellés…
Il peut aussi changer l’apparence et le positionnement de blocs fonctionnels et de contenu, modifier leur état, les fusionner voire les désactiver.
4 Une apparence et un système de navigation cohérents
L’homogénéisation des applications et services en terme de navigation et d’apparence est souvent l’une des raisons pour lesquelles une entreprise se lance dans un projet portail. Le caractère unifié de l’interface fournit en effet des repères aux utilisateurs qui leur permettent à la fois de réduire le temps d’apprentissage (au lancement du portail ou de nouvelles applications) et le temps pour accéder aux informations (dans leur activité quotidienne).
5 Un environnement de sécurité unifié
Le SSO (Single Sign On) permet à l’utilisateur de ne pas avoir répété son mot de passe quand il se connecte aux applications de l’entreprise. Dans des contextes Business to Employee, le SSO n’est pas toujours aisé mais fait partie de ces éléments différentiant à forte valeur ajoutée. Outre les gains de confort dans l’utilisation quotidienne du portail, et une plus grande satisfaction des utilisateurs, le SSO est un véritable accélérateur de l’activité des collaborateurs dont l’impact positif en termes de sécurité (fin des mots de passe notés sur post it) et de support (moins d’appels au helpdesk) n’est pas négligeable.
Page Portail Personnalisée
6 Une collaboration plus efficace et plus transparente
Le portail d’entreprise est un outil de collaboration en lui même. Les outils collaboratifs présents dans les portails d’entreprise permettent de fluidifier les échanges autour d’un métier de l’entreprise, d’un projet ou d’une thématique donnée. J’ai coaché plusieurs équipes Agiles qui utilisaient ce type d’espace pour leur projet : base documentaire, suivi des itérations…
Gestion documentaire Projet
En réduisant les distances, les portails d’entreprise permettent aussi à des équipes distribuées de travailler plus confortablement ou des communautés d’échanger et de communiquer plus facilement.
De nouvelles capacités de publication plus homogènes permettent à tous de publier, et d’être acteurs de la communauté en toute simplicité.
Outils collaboratifs
Espaces documentaires, espaces projets, espaces communautaires, wiki… autant d’outils au service de la collaboration et de la capitalisation des savoirs.
7 Une Vue « Tableau de bord » et la vision globale
Le portail d’entreprise permet de donner une vue globale sur le métier de certains collaborateurs de l’entreprise sur leur processus métier pour une productivité maximale. Qu’il s’agisse de la page d’accueil ou d’une page dédiée, le tableau de bord (notamment BI, Business Intelligence) est devenu un incontournable pour beaucoup d’acteurs de l’entreprise, un vecteur d’adoption du nouvel outil.
Dashboard Portail
Exemple de Dashboard
Sales Dashboard
Posté par jc-Qualitystreet le 3 décembre 2009
Le rôle d’un portail d’entreprise est de fournir un point d’interaction unique et homogène à toutes les applications du Système d’information.
Aujourd’hui le portail d’entreprise doit répondre à de nouvelles exigences … mais seule une conception modulaire peut les satisfaire et garantir une expérience utilisateur riche et réussie.
La modularité se mesure dans la capacité qu’ont les composants du portail d’entreprise d’être séparés et recombinés, tant d’un point de vue fonctionnel qu’ergonomique. Elle confère au portail à la fois simplicité, cohérence, flexibilité et évolutivité, attributs attendus des portails nouvelle génération.
Certes, la conception ergonomique et fonctionnelle d’un portail d’entreprise reste avant tout centrée sur l’activité des utilisateurs finaux, mais se transforme, dans une approche hautement modulaire, en un véritable jeu de construction hiérarchisé et fondé à la fois sur un système de BLOCS et de CONNECTEURS.
- Portail d’entreprise et conception modulaire
DES BLOCS …
Les blocs sont de taille différente et intègrent en leur sein contenus et fonctionnalités.
Unité de base du système et intégré à la page Web, le bloc simple est l’élément dont l’utilisateur final est le plus familier. De hauteur et de largeurs variées, il se découpe en trois zones et possède :
- une zone d’en tête «Header» laissant apparaître un titre et diverses fonctionnalités, le plus souvent de contrôle du bloc (maximiser, réduire, fermer, afficher, masquer …)
- une zone centrale composée d’une grande variété de contenus (texte, tableaux, graphiques, vidéos, cartes interactive, et widgets en tout genre)
- une zone Footer, facultative, dont le traitement visuel et fonctionnel diffère très largement selon les contextes.
Les blocs simples peuvent être ou non regroupés (en Vue et/ ou en Groupe de blocs ).
Leur association donnera ensuite naissance aux pages web, qui elles-mêmes associées, constitueront les rubriques qui au final formeront le PORTAIL D’ENTREPRISE (BLOC le plus élaboré).
ET DES CONNECTEURS
Les connecteurs permettent quant à eux d’agir et de lier les blocs entre eux. On peut les regrouper pour l’essentiel en trois catégories:
- Éléments de contrôle et d’interface : Il s’agit d’actions portant sur le bloc lui même (maximiser, réduire, fermer, désactiver et d’autres actions plus évoluées relatives à l’apparence et au positionnement), de fonctionnalités de confort (imprimer, télécharger, envoyer à un ami, créer un PDF…), de paramètres d’affichage du contenu, depuis le nombre d’items à afficher jusqu’au sélecteur de date et de produits
- Éléments de navigation : Il s’agit essentiellement des barres de navigation principale et secondaire permettant de naviguer de rubriques en rubriques et de pages en page au sein de l’arborescence. Les items de la zone « utilitaires » (affichés le plus souvent en haut de page) relèvent de cette catégorie, tout comme la navigation contextuelle (entre pages et / ou blocs), les onglets intrapage, et les différentes vues d’une même page…
- Éléments sociaux et collaboratifs : Il s’agit de fonctionnalités permettant d’engager des utilisateurs avec d’autres autour d’une thématique donnée affichée par exemple sur un bloc simple (annoter, commenter, tagger, voter, recommander…)
Bref, choisissez, déclinez et arrangez vos blocs, liez-les par les connecteurs les plus appropriés, et surtout AMUSEZ-VOUS !
Posté par jc-Qualitystreet le 12 septembre 2009
Le poste de travail … une question d’évolution !
J’introduisais dans un précédent billet les nouvelles exigences posées par les portails d’entreprise, ces nouveaux postes de travail. Avant de parler de l’ergonomie et du design d’interface des portails d’entreprise, voici une petite remise en contexte de la question du poste de travail.
Des premiers organisateurs du travail, comme Taylor jusqu’au Lean Management , la notion de poste de travail n’a cessé d’évoluer. Elle se concrétise aujourd’hui, par des portails d’entreprise nouvelle génération, véritables Bureaux métier, centrés sur l’Homme et son activité, ancrés dans le valeurs de l’entreprise 2.0.
LES PREMIERS POSTES DE TRAVAIL
Taylor introduisait dés 1903 aux Etats Unis le management scientifique au travers de l’organisation scientifique du travail (OST), et par la même une conception très appauvrie de l’Homme au travail … pour une plus grande rationalisation de la production.
Dans son livre, The Principles of Scientific Management, l’opérateur s’y voit dépossédé de son travail. Les tâches sont alors découpées, restreintes, très spécialisées et fortement délimitées.
Le poste de travail est quant à lui le reflet de cette conception de l’Homme, loin, bien loin des préoccupations individuelles de l’opérateur en situation de travail. Il n’existe qu’une façon de faire: celle pensée par les ingénieurs qui définissent les modes opératoires que les équipes devront appliquer.
Le taylorisme se prolongea par la suite dans le fordisme, et la production de masse, et influença de façon durable la vision du management au travail.
LA REAPPROPRIATION DU POSTE DE TRAVAIL
Il faut attendre les années 50 pour renverser la vapeur, donner à l’Homme au travail plus d’autonomie et lui permettre de se réapproprier le poste de travail.
Cette nouvelle représentation du travail nous vient pour l’essentiel du Japon par l’intermédiaire du Toyota Production System (TPS). Inventé par Taiichi Ohno, le TPS couplé aux travaux de Deming dans les années 80 donnera naissance au Lean.
Appliqué avec succès dés les années 50-60 chez Toyota dans le secteur automobile, le Lean se fixe pour objectif principal de livrer au plus vite un produit de qualité à moindre coût. Il s’est ensuite très vite généralisé à toute l’industrie.
Le « Lean Thinking » nous propose en effet un système global efficace et performant reposant sur deux piliers, respect des personnes et amélioration continue, ainsi que sur 14 principes de management, hautement différentiateurs.
Le travail y est certes standardisé (il s’agit de l’un de ces 14 principes) mais ces standards ont pour caractéristique essentielle d’être définis par les opérateurs eux mêmes et de demeurer en constante évolution. De plus, la palette d’outils Lean donne enfin à l’opérateur les moyens d’agir directement sur son poste de travail.
Fort de ces succès, le Lean et sa vision du travail ont dépassé le cadre industriel pour rayonner dans d’autres secteurs, et s’intéresser aux processus de travail de l’ensemble de l’entreprise .
Le Lean Office a depuis longtemps prouvé son efficacité sur les activités de bureau, et sur les processus administratifs. Le Lean Software Development, initié par Mary et Tom Poppendieck dés 2003 prend quant à lui de plus en plus d’ampleur dans les projets de développement informatiques.
Dans le même temps, la naissance de l’ergonomie francophone en 1955 (date de la publication de l’ouvrage de référence de Faverge et Ombredane), et le recours à l’analyse ergonomique du travail, ont favorisé également ce processus de réappropriation. En effet, l’intervention ergonomique va redonner à l’Homme une place de choix dans la situation de travail tout en véhiculant une idée simple mais efficace : « pour comprendre le travail, il faut l’observer ! ». Il est intéressant de noter que c’est une idée similaire à l’un des principes forts du Lean « Genchi Genbutsu » (Aller et voir sur le terrain).
LES POSTES BUREAUTIQUES ET LES PREMIERES INTERFACES UTILISATEURS
Les années 70 marquent les vrais débuts de l’informatisation des entreprises et l’apparition des toutes premières interfaces Utilisateurs. L’ordinateur existe depuis quelques années déjà mais l’informatique de l’époque reste encore centralisée et propose essentiellement des traitement en batch. Les interfaces sont très limitées : du plein écran et de l’alpha numériques uniquement.
Avec les années 80 apparaissent les premiers micro-ordinateurs personnels grand-public sous l’imulsion principalement des deux fers de lance Apple et IBM. Les stations de travail sont désormais individuelles, et l’utilisateur est confronté aux premières interfaces graphiques, héritées des études réalisées au Xerox Palo Alto Research Center (PARC) dans les années 70. De telles interfaces reposent sur un même paradigme : le WIMP (Windows, Icons, Menus, Pointing device), la métaphore du bureau et la manipulation directe.
Le poste informatique se démocratise dans les années 90. Les systèmes d’exploitation Windows y sont sans doute pour beaucoup eux qui deviennent le moyen privilégié des particuliers et des professionnels pour accéder à leurs applications informatiques. Les ordinateurs sont plus performants mais aussi plus abordables alors que nous entrons de plein pied dans l’ère d’Internet et du multimédia. Dés lors, les interfaces utilisateurs commencent à se multiplier : interfaces graphiques (logiciels), interfaces web, interfaces mobiles …
LE POSTE DE TRAVAIL AUJOURD’HUI
Le web est omniprésent. Les entreprises fonctionnent de plus en plus en réseau et poursuivent la numérisation de leur processus. Les changements techniques et technologiques, mais aussi économiques, sociaux et culturels ont donc modifié les attentes et exigences du poste de travail.
Le poste bureautique s’est évidemment imposé dans les entreprises. Mais avec l’apparition de nouveaux outils collaboratifs et technologies d’interface, les entreprises étudient la mise à jour des postes de travail de leurs employés.
La question de l’accès au Système d’information est au cour des préoccupations de chacun. Les outils et valeurs de l’Entreprise 2.0 alimentent ce questionnement et soutiennent cette évolution :
- De forts investissements ont été réalisés et se réalisent toujours sur ces 7 piliers logiciels chers à Louis Naugés: Blog, Bureautique 2.0, Page d’accueil personnalisée, Réseau social professionnel, RSS, Recherche et Wiki
- L’idée d’une entreprise apprenante, plus humaine, s’appuyant sur la collaboration, la participation, la transparence, la responsabilisation & l’autonomie des employés fait son chemin au sein des organisations. Les valeurs de l’entreprise 2.0 sont de ce point de vue le parfait reflet du Lean Thinking.
En parallèle, de nouvelles situations de travail informatisées, en particulier mobiles, vont jusqu’à nécessiter une véritable virtualisation du poste de travail. Une partie de celui se voit alors centralisée sur un serveur. Les premiers bénéfices de cette “révolution” sont évidents : être accessible de n’importe où, n’importe quand et à partir de n’importe quel objet interactif (c’est un peu ça l’ubimedia !)
Au final, pas mal de changements qui se traduisent par l’émergence d’une nouvelle génération de portails d’entreprise devant répondre à ces nouvelles exigences. Des portails dont le rôle doit imprétaivement aller au delà du point d’interaction unique et homogène aux application du Système d’information.
Un nouveau départ pour le portail d’entreprise !
Posté par jc-Qualitystreet le 8 septembre 2009
Ou comment l’Homme au travail franchit une nouvelle étape dans le processus d’appropriation de son poste de travail.
Le poste de travail désigne les moyens matériels permettant l’exécution du travail. Indissociable du Travail Humain, c‘est un déterminant essentiel des situations de travail (informatisées ou non), assimilé le plus souvent à la dimension spatiale de l’exercice d’un métier.
En constante évolution depuis le début du 20 ème siècle, le poste de travail se concrétise aujourd’hui, par des portails d’entreprise nouvelle génération, véritables Bureaux métier, centrés sur l’Homme et son activité, ancrés dans le valeurs de l’entreprise 2.0.
Cette année 2009 et surtout les années qui viennent marquent un nouveau tournant dans la vie de ces portails d’entreprise dont on parle déjà depuis prés d’une dizaine d’années … Pas une semaine, sans que j’entende parler d’un nouveau projet portail, d’un Intranet global (de type B2E) ou qu’un projet Extranet (de type B2B) à réaliser …des projets qui ont paradoxalement le vent en poupe en ces temps difficiles.
Le rôle d’un portail d’entreprise est, on le sait, de fournir un point d’interaction unique et homogène aux application du Système d’information. Pourtant on sous estime encore largement la portée réelle de ce point d’interaction.
LE PORTAIL D’ENTREPRISE nouvelle génération est en effet centré sur l’HOMME DANS SA SITUATION DE TRAVAIL et piloté par la VALEUR pour l’entreprise.
Plus qu’une interface web, le portail porte la VISION de l’entreprise, et se métamorphose en un véritable POSTE DE TRAVAIL :
- “aux couleurs” de chaque collaborateur,
- “au coeur” de chaque situation de travail,
- “à l’effigie et au nom” de son entreprise.
En cela, il est plus que jamais fédérateur, collaboratif, social et surtout Facilitateur de travail. Orienté processus & métier, communiquant, il se doit d’être tout simplement INTELLIGENT…
De fortes exigences pour le Portail d’entreprise nouvelle génération
- Un point d’entrée unique, accessible en toutes circonstances
- Une interface unifiée agrégeant de multiples ressources et proposant à l’utilisateur une vue d’ensemble sur le SI, sur lui même et sur sa relation à l’entreprise
- Une interface cohérente et compréhensible source d’une expérience Utilisateur réussie
- Un vecteur de productivité et de facilitation de l’activité des collaborateurs, notamment de ses processus métiers (y compris hors de l’entreprise)
- Le pilier de la capitalisation des connaissances
- La plateforme de collaboration ouverte et évolutive jusqu’à en être sociale
- Une plateforme d’intégration et de déploiement
- Une interface personnalisée (on parle de personnalisation implicite sur la base de rôles et de profils établis)
- Une interface customisable (on parle de personnalisation explicite, «On demand», celle dont tout le monde veut mais qui est peu utilisée par les utilisateurs
)
Autant d’exigences, autant de challenges à relever …
