Portails d’entreprise : 7 bénéfices pour les Utilisateurs

Les projets de conception de portail d’entreprise se sont multipliés ces dernières années. Face à cette montée en puissance de l’outil informatique, le feedback des utilisateurs doit rester le premier indicateur du succès de ce type de projet.

La valeur d’un portail d’entreprise repose donc avant tout sur une expérience utilisateur positive. Même si cette expérience Utilisateur peut s’appréhender différemment, la valeur intrinsèque du portail pour l’Entreprise et les Personnes se mesure quant à elle très facilement :

• Retirer le portail à ses utilisateurs pendant quelques heures ou quelques jours et voyez, écoutez ce qui se passe !
• Observer l’activité de l’utilisateur avec et sans le portail, mesurer les temps respectifs pour effectuer les tâches de travail, et voyez la différence !

Ces 7 bénéfices côté utilisateur sont donc les suivants :

1 Une information personnalisée
2 Des applications et services fédérés et personnalisés
3 Une interface customisable
4 Une apparence et un système de navigation cohérents
5 Un environnement de sécurité unifié
6 Une collaboration plus efficace et plus transparente
7 Une Vue « Tableau de bord » et la vision globale

1 Une information personnalisée

C’est l’essence même du portail d’entreprise de fournir à ses utilisateurs non seulement un accès personnalisé, mais aussi une personnalisation de l’information. Cette fonction de personnalisation est l’assurance pour l’utilisateur de recevoir une information concise et pertinente à l’heure où les sources et supports d’information se multiplient, où l’information devient de plus en plus riche alors que le temps de lecture disponible lui ne s’allonge pas.

Cette forme de personnalisation, souvent dénommée « Personnalisation implicite », est ciblée selon un principe de gestion des droits et repose sur l’identification rigoureuse de profils utilisateurs basés en priorité sur cinq éléments : Qui est l’utilisateur ? Quel est son rôle ? Quel est son travail, son métier ? Quels sont ses besoins ? Quelles sont ses communautés ?

2 Des applications et services fédérés et personnalisés

Le portail d’entreprise devient facilitateur de travail en proposant en un seul endroit les accès personnalisés aux applications et services de l’entreprise. L’utilisateur ne se voit proposer que les applications auxquelles il a droit, celles par exemple dont il se sert dans le cadre de son activité.

Applications métiers mais pas seulement : l’annuaire de l’entreprise et la recherche de personnes sont depuis longtemps l’application les plus utilisées sur les portails Intranet : « the killer applications » !

Cette dimension est l’un des bénéfices immédiats les plus facilement mesurables. Il atteste de la valeur d’usage des portails d’entreprises.

3 Une interface customisable

La capacité de customiser son interface s’est démocratisée avec les portails Internet grand public (My yahoo, iGoogle, Netvibes). On parle souvent de « personnalisation explicite » dans le sens où elle est contrôlée explicitement par l’utilisateur, pourtant le terme « customisation » me semble plus juste.

La customisation de l’interface répond  à des attentes utilisateurs et à des critères ergonomiques majeurs comme le contrôle explicite, la flexibilité et la compatibilité. L’utilisateur a la possibilité de modeler sa page selon ses préférences, et de contrôler (ajouter, retirer, modifier) certains éléments du portail : favoris, raccourcis, thèmes, couleurs, titres et libellés…

Il peut aussi changer l’apparence et le positionnement de blocs fonctionnels et de contenu, modifier leur état, les fusionner voire les désactiver.

4 Une apparence et un système de navigation cohérents

L’homogénéisation des applications et services en terme de navigation et d’apparence est souvent l’une des raisons pour lesquelles une entreprise se lance dans un projet portail. Le caractère unifié de l’interface fournit en effet des repères aux utilisateurs qui leur permettent à la fois de réduire le temps d’apprentissage (au lancement du portail ou de nouvelles applications) et le temps pour accéder aux informations (dans leur activité quotidienne).

5 Un environnement de sécurité unifié

Le SSO (Single Sign On) permet à l’utilisateur de ne pas avoir répété son mot de passe quand il se connecte aux applications de l’entreprise. Dans des contextes Business to Employee, le SSO n’est pas toujours aisé mais fait partie de ces éléments différentiant à forte valeur ajoutée. Outre les gains de confort dans l’utilisation quotidienne du portail, et une plus grande  satisfaction des utilisateurs, le SSO est un véritable accélérateur de l’activité des collaborateurs dont l’impact positif en termes de sécurité (fin des mots de passe notés sur post it) et de support (moins d’appels au helpdesk) n’est pas négligeable.

6 Une collaboration plus efficace et plus transparente

Le portail d’entreprise est un outil de collaboration en lui même. Les outils collaboratifs présents dans les portails d’entreprise permettent de fluidifier les échanges autour d’un métier de l’entreprise, d’un projet ou d’une thématique donnée. J’ai coaché plusieurs équipes Agiles qui utilisaient ce type d’espace pour leur projet : base documentaire, suivi des itérations…

En réduisant les distances, les portails d’entreprise permettent aussi à des équipes distribuées de travailler plus confortablement ou des communautés d’échanger et de communiquer plus facilement.
De nouvelles capacités de publication plus homogènes permettent à tous de publier, et d’être acteurs de la communauté en toute simplicité.

Espaces documentaires, espaces projets, espaces communautaires, wiki… autant d’outils au service de la collaboration et de la capitalisation des savoirs.

7 Une Vue « Tableau de bord » et la vision globale

Le portail d’entreprise permet de donner une vue globale sur le métier de certains collaborateurs de l’entreprise sur leur processus métier pour une productivité maximale. Qu’il s’agisse de la page d’accueil ou d’une page dédiée, le tableau de bord (notamment BI, Business Intelligence) est devenu un incontournable pour beaucoup d’acteurs de l’entreprise, un vecteur d’adoption du nouvel outil.