Agile Offshore: Communication et facilitation à distance

Comme nous l’avions discuté dans un précédent article, Agile Offshore… l’INDISPENSABLE onboarding colocalisé, Etre et faire de l’agile à distance comporte évidemment plus de contraintes.

Agile Offfshore: Deux petits + qui font la différence

  • Privilégier des équipes francophones et s’assurer que la langue de travail est très bien comprise des deux côtés pour favoriser la communication en continu et faciliter les ateliers de travail.
  • Limiter le décalage horaire pour faciliter la synchronisation de l’équipe distante avec la France (le même fuseau horaire restant le contexte idéal).  Les plages de travail communes facilitent grandement l’organisation des nécessaires ateliers de travail et RDV agiles (comme le Daily Scrum),

Ces deux éléments favorisent une communication synchrone, continue et réactive entre les différents sites.

La clé de l’agile offshore: Etre irréprochable sur la facilitation à distance

  • Lancer les invitations aux ateliers et événements Agile suffisamment à l’avance
  • Anticiper quelques minutes avant, l’accès aux outil à distance (numéro de conférence call;  camera, projecteurs…) pour être prêt à démarrer au moment prévu, sans retard

Facilitation

  • Adopter quelques règles de base de facilitation pour les meetings à distance, et s’y tenir:
    • Utiliser un vocabulaire simple et sans expressions localement et culturellement marquées
    • Se rapprocher du Micro au moment de parler; activer le mode « mute » le reste du temps pour éviter bruits de fond et interférences
    • Parler lentement et distinctement
    • Toujours identifier qui parle avant de se lancer
    • Donner à tous la possibilité de s’exprimer notamment en encourageant la participation des membres à distance
    • Limiter les conversations parallèles (source de bruit et de distraction): souvent, par expérience, l’un des points les plus difficiles à maîtriser
    • Limiter la durée des meetings à 45 minutes; la distance cela consomme plus d’énergie et nécessite plus d’attention

Le must (ou prequis indispensable) : Disposer d’outils facilitant le travail et la communication à distance

Se lancer dans une démarche multi site sans les outils de travail adéquats est aujourd’hui impensable. Leur insuffisance sera une source  permanente de blocage, d’obstacles et d’agacement impactant à terme la satisfaction et la motivation de chacun.

Voici donc quelques prérequis:
  • Solutions de Visio Conférence installées sur chaque poste de travail

Visio Pour Daily

  • Casque pour audio conférence
  • Téléphones de conférence pour les salles de réunion
  • Salles de Visio Conférence équipées de solutions complètes intégrant audio et videos (avec de larges écrans)
  • industrialisation des développements et facilité d’accès aux différents environnements (développement, intégration, qualification…)
  • L’inévitable outil de gestion du Backlog de produit électronique (JIRA a le vent en poupe chez beaucoup de mes clients) pour décrire et suivre l’avancement des Items de backlog mais pour avoir aussi une solide base documentaire (de type wiki) utile, utilisable et utilisée

La distance c’est donc gérable mais vous l’aurez compris, rien ne remplace le face à face: déplacement d’une partie de l’équipe à chaque fin de sprint, inversement du sens des déplacements régulièrement, puis tout le monde ensemble à chaque fin ou début de release. Oui, il va falloir investir et faire des efforts …

Jean Claude GROSJEAN - COACH d’Organisation. Coach d'Equipes - Coach Agile. J’accompagne la transformation des organisations et coach les PERSONNES, les EQUIPES dans leur nouveau parcours. La facilitation & la formation font aussi partie de mes activités. Me contacter: 06.20.98.58.40

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4 thoughts on “Agile Offshore: Communication et facilitation à distance

  1. J’ajouterai à tous ces conseils de bon sens de commencer systématiquement chaque rencontre « à distance » par du « small talk », c’est à dire parler de tout et de rien non professionnel afin de toujours créer du lien humain. Une des plus grandes difficultés du travail distant est l’absence de machine à café.

  2. Daniel Eymard says:

    Bonjour Jean-Claude.

    Pour l’organisation des daily’s, j’ai personnellement tendance à préférer la solution du « chacun à son bureau » plus casque/micro pour plusieurs raisons :
    – les téléphones de conférence ont généralement un son nettement moins audible/compréhensible qu’une conversation par casque/micro. Il y a également moins de bruit de fond dans le cas du casque car chaque participant peut le couper. Ensuite en videochat, il est courant que le système affiche la caméra de celui qui parle. plus facile à visualiser.

    – L’outil de gestion de Backlog garde généralement une trace de qui fait quoi dans le backlog aussi est-il préférable que chacun le mette à jour avec son propre compte afin de conserver une bonne historique consultable d’évolution des tickets. Ce qui réduit à mon sens l’intérêt pour l’équipe de se retrouver tous à jour autour de la même machine et de mettre à jour le backlog à partir d’un seul compte (ce point dépend de l’outil il est vrai).

    En gros je ne recommanderais l’usage d’une salle de conférence que si on est dans une gestion de backlog mixte papier+outil ou pour des cérémonies de début/fin de sprint ou démo.

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