Cadrage Agile: Qui fait quoi sur le projet?

Le volet « Organisation » est un élément incontournable du cadrage de projet agile; l’une des clés nécessaires au démarrage d’un projet dans les meilleures conditions (avec la partie Vision/ Enjeux; Périmètre/ Roadmap; Risques….)

Guillaume Duquesnay et moi même (sous l’égide d’Alain Buzzacaro) sommes parvenus, avec de nombreux projets à démarrer, à perfectionner le dispositif pour le rendre fluide et efficace.

Objectif de l'Atelier Roles et Responsabilités

Hors projet, dans une pratique plus ponctuelle de coaching d’Equipes (Rôles & Responsabilités), c’est aussi une dynamique d’ateliers ult!ra pertinente que j’ai toujours plaisir à animer et dont les résultats, pour les Equipes qui se questionnent sont toujours assez stupéfiants!

Au programme (dans une logique de cadrage de projet Agile):

  • Quel est l’écosystème du projet? de l’Equipe?
  • Qui fait quoi? quelles sont les responsabilités de chacun?
  • Quels sont les principaux points de rencontre? 

1 Écosystème

Cet atelier spécifique ou l’activité dans un seul atelier Orga plus dense, consiste à décrire l’écosystème de l’Equipe ou du projet. Qui sont les acteurs? comment se positionnent-ils? quelles sont les frontières externes / internes ?

Pour cette activité, je m’appuie en grande partie sur la T.O.B (Théorie Organisationnelle de Berne) et l’un de ses modes de représentation (le diagramme circulaire vs Fox).

Cadrage Agile - Écosystème pojet

2 Rôles, Attentes, Responsabilités, Engagements…

Une partie que j’affectionne tout particulièrement et qui nécessite un atelier à lui tout seul (ainsi que le plus souvent une activité de recueil préparatoire).

L’atelier répond à ses 3 questions clés:

  • Qui fait quoi?

  • Qui s’engage sur quoi?

  • Quelles sont les attentes de chacun vis à vis des autres pour exercer effacement sa mission?

J’aime cet atelier pour la valeur qu’il m’apporte aux Equipes et sa dimension hautement participative mais aussi pour le savoureux mélange de cadre et de chaos qu’il propose (notamment quand tout le monde se retrouve devant les colonnes du board, discutant, argumentant ses attentes).

« Il faut encore porter du Chaos en soi pour donner naissance à une Etoile dansante »  Nietzsche

… et bien, pour l’Equipe, chaos il y a ! et sans pour autant parler d’Etoile, un joli résultat émerge de ses belles interactions !

Le rôle du Coach / facilitateur est important. Aprés avoir listé les rôles, attribué une couleur :) , recueilli au préalable les attentes de chacun vis à vis des autres aisni qu’un premier draft de la façon dont ces rôles envisagent leur propre activité et enfin préparé la salle (les fameuses colonnes rôles), la magie de l’Atelier peut enfin opérer.

Agenda Atelier Organisation Agile

Tout s’enchaîne, avec au coeur l’acceptation ou le rejet des attentes attribuées, et se termine par la réécriture et la lecture d’une version définitive de ses engagements.

Cadrage agile -Role Equipe

L’A3 « Nos activités » en mode Draft au démarrage de l’atelier et les attentes des autres Rôles sur le Rôle Equipe. Il sera complété par les attentes acceptées.

Les versions définitives sont alors affichées là où travaillent les personnes.

Bref, un workshop pas forcément populaire, mais terriblement efficace, comme me le confiait dernièrement, un camarade coach… « Tu mets le mot game, tu l’appelles Role Game et tout le monde se l’arrachera« , me disait-il…:)

3 Les points de rencontre

Dans le prolongement de l’Ecosytème, définir les points de rencontre permet d’eliminier les dernières zones de flou… Cela passe pour chaque RDV (sprint planning, refinement, Revue de Sprint… comité Produit, comité de pilotage….) , par un questionnement rigoureux…

  • Quel est le RDV?
  • Quel est sa finalité?
  • Qui participe?
  • Quand et à quelle fréquence?
  • Qu’est ce qui en ressort?

Pour en savoir plus: Assister par exemple à nos sessions « Comment cadrer un projet Agile? »  Guillaume Duquesnay – Jean Claude Grosjean

Jean Claude GROSJEAN - COACH d’Organisation. Coach d'Equipes - Coach Agile. J’accompagne la transformation des organisations et coach les PERSONNES, les EQUIPES dans leur nouveau parcours. La facilitation & la formation font aussi partie de mes activités. Me contacter: 06.20.98.58.40

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