Vous voulez être plus agile, plus résilient, retrouver un peu de sérénité et d’équilibre. Et vous avez cette sensation très concrète d’être débordé du matin au soir, comme si votre agenda décidait à votre place, comme si vous couriez après la journée au lieu de la conduire.
Voici mon hypothèse: vous n’êtes probablement pas débordé, vous êtes dispersé.
Le glissement qui installe la surcharge de travail
Quand tout devient urgent, vous finissez par traiter l’urgent comme de la valeur. C’est le glissement central, et il s’opère sans que personne ne le décide.
L’urgent a toutes les qualités apparentes de quelque chose d’important. Il arrive avec un demandeur identifiable, une échéance, une pression sociale. Il procure une satisfaction immédiate quand il est traité. La valeur, elle, arrive rarement avec une échéance et ne réclame jamais rien à personne.
Donc à ce jeu, l’urgent gagne toutes les semaines. Sur un trimestre, cela produit un agenda plein et un sentiment d’avancer quasi nul.
Le contexte n’aide pas. On vous demande d’être adaptable, de gérer l’incertitude, d’accompagner les émotions de vos équipes, de livrer des résultats, tout en respectant des process rigides, des validations en cascade et des injonctions parfaitement contradictoires. Bref de l’agilité dans un cadre rigide !
Les mécanismes de compensation
Comme vous voulez bien faire, vous compensez ce qui est totalement compréhensible.
Vous répondez vite. Vous vous rendez disponible. Vous vous mettez en copie de tous les mails pour ne rien rater. Vous acceptez une réunion de plus, juste pour être sûr. Vous relisez, vous corrigez, vous reprenez. Et vous finissez par micro-manager, parfois malgré vous.
Cette hyper-présence procure certes une sensation de contrôle très réelle mais elle vous vole en même temps votre impact.
Le mécanisme est simple à comprendre et difficile à voir quand on est dedans : l’attention que vous consacrez à tout surveiller n’est plus disponible pour les deux ou trois sujets qui feraient réellement la différence sur votre trimestre.
La dimension Valeur
Dans mon modèle d’agilité personnelle, la Valeur est l’une des deux dimensions fondatrices. Elle décrit votre capacité à concentrer votre énergie sur ce qui crée un impact réel pour vous et pour les autres, et à éliminer le reste.
Et je vous dirais y compris quand le reste est bruyant. Y compris quand le reste est urgent. Y compris, et c’est le plus difficile, quand le reste vous rassure.
D’ailleurs cette dernière situation mérite qu’on s’y arrête. Une partie de ce que vous faites chaque semaine ne sert ni votre équipe ni vos résultats. Elle sert votre confort psychologique, en vous donnant une preuve que vous êtes utile ce qui rend cette catégorie de tâches encore plus difficile à supprimer.
L’exercice des 48 heures
Voici un exercice que vous pouvez lancer dès demain, sans aucun outil.
Pendant 48 heures, notez vos actions principales au fil de l’eau. Puis, à la fin de chaque journée, répondez à trois questions.
- Q1 : Qu’est-ce qui a réellement créé de la valeur pour mon équipe aujourd’hui ?
- Q2 : Qu’est-ce qui m’a juste donné l’impression d’être utile ?
- Q3 : Qu’est-ce que je pourrais arrêter sans que rien d’essentiel ne s’écroule ?
La plupart des personnes qui font cet exercice découvrent la même chose : la liste de ce qu’elles peuvent arrêter est plus longue que la liste de ce qui crée vraiment de l’impact.
Trier, puis dire non
Le tri ne suffit pas. Il faut ensuite tenir le refus, et c’est là le plus difficile, là que beaucoup renoncent.
Et je vous donne dans cet article, trois formulations qui rendent le non nettement plus facile à porter.
- Le non avec contrepartie. « Je peux prendre ce sujet si nous décalons celui-là. » Vous ne refusez pas, vous rendez l’arbitrage visible et vous le faites porter par celui qui demande.
- Le non différé. « Je regarde cela jeudi et je vous dis. » Une bonne part des demandes urgentes se dissout d’elle-même en 48 heures.
- Le non partiel. « Je ne prends pas l’ensemble, je peux faire cette partie précise. » Il préserve la relation tout en protégeant votre semaine.
Aucune de ces trois formulations n’exige de courage héroïque. Elles exigent d’avoir fait le tri en amont, pour savoir au nom de quoi vous refusez.
Ce que vous récupérez
Choisir volontairement de protéger votre énergie, votre attention et votre temps produit trois effets, dans cet ordre.
- D’abord de l’efficacité, parce que deux sujets traités sérieusement valent mieux que neuf sujets survolés.
- Ensuite du sens, parce que vous recommencez à voir le lien entre ce que vous faites et ce que cela change.
- Enfin de la sérénité, qui arrive en dernier et qui est le vrai bénéfice.
Alors dites-moi, sur les cinq dernières journées, combien d’heures avez-vous consacrées à ce qui aurait figuré dans votre top 3 si vous l’aviez écrit lundi matin ?
