Posté par jc-Qualitystreet le 23 janvier 2012
Après les 4 P du marketing (revisités ou non par l’ère digitale), voici aujourd’hui un outil de facilitation et surtout de préparation de workshops à la fois ultra simple, visuel et terriblement efficace.
7P collaboratif pour préparer le workshop du lendemain: trés efficace!
Créé par James Macanufo (l’un des 3 auteurs de Gamestorming), les 7P vous permettent d’aller à l’essentiel, de bien cadrer votre workshop, bref de ne rien oublier…
- Purpose : Quels sont les objectifs du workshop (le point de départ) ? Pourquoi nous réunissons-nous ?
- People : Qui va participer ? Quel rôle les personnes vont-elles jouer ? Eventuellement quelle est la cible finale ?
- Product : Qu’est ce qui est attendu en sortie du workshop ?
- Process : Issus des 3 éléments précédents, l’item process se concrétise au travers d’un Agenda et d’une série d’activités et d’exercices ? Qu’allons-nous devoir mettre en œuvre pour répondre aux objectifs, compte tenu des participants et de l’output attendu ?
- Preparation : Avons-nous besoin d’un travail de préparation au préalable de la part des participants ? Doivent-ils rassembler ou imprimer certaines pièces ? (oui par exemple pour du Show and tell ou de la rétrospective de projet)
- Practical concerns : Quels sont les éléments de logistique dont nous aurons besoin ? (réservation et agencement de la salle, horaires, déjeuner, barco, postit, paperboard, whiteboard, marqueurs…)
- Pitfalls : En gros quels sont les risques associés et comment les gérer ?
Rappelez-vous un bon workshop c’est 70% de préparation… alors utilisez les 7P:
- seul (personnellement je l’utilise systématiquement depuis quelques mois en mode checklist)
Format checklist pour ne rien oublier...
- ou à plusieurs (c’est encore plus intéressant) dans une vraie dynamique collaborative!
Brainwritting 435 sur la base des 7 P sur la partie Process avec les Valtech Guys !
Posté par jc-Qualitystreet le 8 novembre 2011
les rétrospectives…une question d’attitude!
La réussite d’une rétrospective ou d’un workshop dépend certes d’une bonne facilitation mais elle dépend surtout des personnes présentes et de la qualité de leurs échanges. Un élément crucial est donc l’attitude et les sentiments des participants envers cet atelier de travail auquel ils sont amenés à assister; leur motivation en quelque sorte.
ESVP... la légende!!!
Vous vous sentez “emprisonnés”, vous avez mieux à faire ?
Réagissez ou ne restez pas !
Les exercices & techniques de facilitation les plus simples sont souvent les meilleurs. L‘ESVP (Explorateur, Shopper, Vacancier, Prisonnier) est un petit exercice, très rapide à exécuter et très approprié pour limiter les risques de nuisance, engager la conversation sur ce sujet plutôt délicat et pour amener à la décision (s’impliquer ou s’en aller…)
Comment ça marche ?
Temps 1: Présenter l”exercice : petit sondage anonyme pour comprendre comment vous voyez votre participation à l’atelier ou la rétrospective
Temps 2: Distribuer Postit, expliquer les différentes attitudes et demander à chacun de se situer:
- Les Explorateurs (ceux qui ont envie de découvrir de nouvelles choses, d’apprendre toujours plus)
- Les Shopper (ceux qui vont jeter un œil à toute l’info disponible et qui seront heureux de sortir de là avec une bonne idée)
- Les Vacanciers (ceux qui ne sont pas vraiment intéressés par le contenu de l’atelier mais plutôt contents de sortir de leur quotidien)
- Les Prisonniers (ceux qui ont le sentiment d’avoir été forcés à assister à l’atelier et qui pensent avoir mieux à faire ailleurs)… OUPS
Temps 3: Rassembler les postits et écrire le résultat au tableau
ESVP... Résultats et discussions!
Temps 4: Engager la discussion autour des résultats (Que fait on de cela ?….) voire adapter le format de la rétrospective
Evidemment, la gestion des « prisonniers » n’est pas le sujet le plus simple; c’est même l’un des enjeux de l’exercice! Même si le vote est anonyme, ils sont le plus souvent identifiés. La valeur d’une rétrospective réside aussi dans le collectif, dans la diversité des échanges et des points de vue. La présence de chacun est essentielle mais nous ne sommes pas là pour perdre du temps ou pour faire perdre du temps (ROTI; Return On Time Invested)…
Posté par jc-Qualitystreet le 11 octobre 2011
… j’airai même jusqu’à dire que la constitution de petits groupes dans une logique divergence / convergence, en utilisant la technique adéquate est le secret de mes workshops!
Collaborative workshop and small groups
Parfois, diviser un groupe important est une nécessité quand on vous a “vendu” pour animer une série d’ateliers de travail ou des formations avec des groupes de plus de 20 personnes 
On retrouve aussi cette logique dans les rdv Open Space Technology (”Forum Ouvert”, un format de conférence que nous aimons bien, chez Valtech, organiser chez nos clients dans une dynamique de changement et d’innovation)
Plus largement, scinder un groupe de travail en des petits groupes de 2, 3 ou 4 personnes pour mener à bien certaines activités à l’agenda d’une réunion de travail, présente de nombreux avantages.
En effet le travail en petits groupes permet:
- de créer une dynamique, aux personnes de garder la pêche et au Workshop de conserver une véritable énergie qui fera toute la différence
- aux participants de briser la glace, de se découvrir et d’apprendre à se connaître, bref de créer une vraie relation
- d’obtenir plus d’engagement sur ce qui ressort de chaque groupe puis au final de l’atelier de travail lui même
- d’être plus créatifs et riche en terme de contenus en jouant sur la diversité et la collaboration quand les groupes travaillent en même temps sur le même probleme
- d’être plus efficaces en faisant travailler les groupes sur des tâches différentes puis en leur demandant de présenter le résultat de leur travail aux autres groupes qui à leur tour peuvent réagir sur le problème posé. J’avaoue que j’affectionne tout particulièrement cette technique, et l’utilise beaucoup dans mon coaching agile en sprint planning ou Product Backlog refinement (ce workshop à mi sprint ou l’on bichonne le backlog et prépare le sprint suivant)
Scrum Sprint Planning: Tasks decomposition
Quelques clés
- Poser l’agenda, les activités associées et les règles du jeu du travail de groupe
- Faites varier les techniques de fonctionnement de ces petits groupes, et donc ses règles du jeu:
- Les discussions informelles en groupe de 3, 4 ou 5 personnes (et son extension à un modèle Fishbowl avec tout d’abord un groupe au centre de la salle qui échange sur la problématique donnée et les autres groupes en observateur, puis une discussion globale puis l’autre groupe au centre du jeu)
Source: http://mountmadonnaschool.org/chautauqua/day-three-mount-madonna-student-fishbowl/
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- Le groupe de réflexion chargé d’explorer un sujet
- Le groupe de travail auto-organisé autour d’un objectif commun pendant une courte période de temps “Vous avez 45 minutes pour créer une “Product Vision Box”
- Le 2-4-2 avec 4 personnes qui sur une activité donnée fonctionnent en 3 tours timeboxés (D’abord 2 paires de 2, puis à 4 puis 2 nouvelles paires)
Agile workshop: the 2-4-2 technique
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- Le “Talk then Switch” avec 2 personnes sur un temps assez court et pour explorer un sujet ou mieux se connaitre (l’un parle pendant 3 minutes, l’autre écoute puis on alterne…)
- Alterner les activités de groupe et les sessions plénières en faisant varier le cycle Divergence - Convergence
- Indiquer aux groupes le temps dont ils disposent pour mener à bien leur activités
- Passer régulièrement d’un groupe à l’autre pour voir ce qui s’y passe
- Se garder suffisamment de temps pour la restitution aux autres Groupes et le feedback des autres
Bref, en formation ou en workshop, et encore plus sur des projets agiles (Sprint planning, Release planning, Product Backlog Refinement…), ces activités en petits groupes sont des incontournables!
Posté par jc-Qualitystreet le 4 décembre 2009
… le face à face, les discussions et les échanges autour du tableau blanc !
Les workshops ou « Ateliers de travail » se multiplient dans le cadre des projets informatiques, désormais le plus souvent, à l’initiative même du Client. Réunions ou atelier de travail, vous le savez depuis longtemps, mon cœur ne balance plus … Mais laissons de côté mes préférences, laissons tomber l’effet de mode, et soyons pragmatique, factuel !
Le face à face au tableau blanc c’est en effet le mode de communication le plus efficace !
(bien loin devant le téléphone, chat, video conférence , l’email ou l’échange de doc papiers)
Communication Modes Effectiveness - Scott Ambler
Et si, ce n’était pas tout simplement, cette redoutable efficacité qui rendait ce format aussi populaire ! L”avantage des travaux de Scott Ambler et d’Alistair Cockburn, auteurs de ce schéma, c’est qu’on peut les vérifier au quotidien sur nos propres projets.
Moi même, je suis régulièrement amené à travailler en mode distant ou à coacher des équipes distribuées… et croyez-le ou non :
- ce sont ces face à faces au tableau blanc, marqueurs à la main que je regrette le plus.
- Ce sont bien, ces dailyscrum les yeux dans les yeux devant le taskboard du radiateur d’information, le post-it à la main qui le plus font défaut aux équipes distribuées
A distance, tout se complique…
le dialogue perd de sa superbe. Il devient vite incertain pour un résultat bien souvent aléatoire malgré une dépense d’énergie qui elle est bien réelle. Tenez la semaine dernière, j’ai facilité une revue de sprint et une rétrospective (SCRUM) avec une équipe scindée en deux (France / Inde)… et bien, même avec des participants qui jouaient le jeu, et le support d’un bon ScrumMaster, ce fut très sport !
Car se passer des ateliers en face à face , travailler à distance (au téléphone par exemple) c’est dire adieu à tous ces précieux indices qui font la richesse de la communication humaine. Des plus évidents (le visuel, la proximité, la 3D, le mouvement…) aux plus anodins.
Le temps de latence fait partie de ces derniers, et c’est d’ailleurs un américain, membre de notre équipe agile, habitué de l’off shore qui me l’a dernièrement fort justement rappelé.
Ces questions-réponses en temps réel, ces feedbacks immédiats, ces interruptions, et indices non verbaux en parallèle, laissent en effet la place à quelques silences énigmatiques, sujets à toutes les interprétations, des silences que vous couperez par une relance hasardeuse qui viendra (et c’est pas de bol) interférer avec une réponse inaudible déclenchée au même moment !
Bref, tout cela pour vous dire que la distance physique (et temporelle pour l’offshore) rendra toujours vos projets distribués plus risqués et plus difficiles à mener, que vos projets menés avec une équipe colocalisée. Je n’insisterai jamais assez :
« le travail coopératif au tableau blanc, y a que cela de vrai ! »,
un mode de communication dans lequel les valeurs Agiles (Courage, Respect, Communication, Feedback et Simplicité) se retrouvent plutôt bien !
Posté par jc-Qualitystreet le 17 juin 2009
Le Parking Lot c’est un poster et quelques post it.
C’est surtout 3 messages forts renvoyés aux participants d’un atelier de travail :
- “Je vous ai entendu”
- “Nous n’oublierons pas”
- “Nous en parlerons forcément”
Car parfois ce n’est pas le bon moment !
Parking Lot en Atelier de Travail
Une dimension Accessibilité, une dimension Visuelle … le Parking Lot c’est aussi une dynamique qui se joue de l’ouverture à la clôture d’un atelier de travail, et tout à fait pertinente dans des contextes de coaching ou de formation.
Posté par jc-QualityStreet le 1 avril 2009
Les ateliers de travail constituent au final les moments les plus exaltants de mon boulot même s’ils sont éprouvants… et que j’en ressors souvent avec un bon mal de tête
Un atelier de travail ce n’est pas une simple réunion; je dirais même que ça n’a rien à voir à la fois en terme d’investissement personnel (notamment quand j’en suis
le facilitateur), d’exigence mais aussi, et c’est heureux, de retour sur investissement.
L’atelier de travail nécessite en effet une forte activité de facilitation, de la neutralité et un gros travail de préparation tant sur le contenu travaillé que sur la logistique et l’ordonnancement des activités, autant d’éléments que je ne retrouve généralement pas dans les réunions auxquelles j’assiste.
Alors, pourquoi les ateliers de travail me plaisent tant (contrairement aux réunions même celles qui ont un bon
ROTI):
- L’atelier de travail crée une dynamique collective, implique, engage et suscite une décision collective plus solide
- L’atelier de travail est source de valeur non seulement dans une dimension d’échanges, mais aussi et surtout en terme de découverte et de création de contenus : il débouche toujours sur quelque chose contrairement à beaucoup de réunions sans intérêt
- L’atelier de travail est INTERACTIF, et stimulé par toutes sortes d’activités, et notamment par du travail en petits groupes
- Un atelier de travail c’est ludique : on peut vraiment s’y amuser
- Un atelier de travail c’est VISUEL et c’est de la MANIPULATION DIRECTE: on découpe, dessine, on pose, regroupe, déplace toute sorte d’éléments : post it, papier, posters, on habille les murs
Conclusion :
Ne sortez jamais sans un gros assortiment de postit, de la Patafix et un tube d’aspirine…
