Posté par jc-Qualitystreet le 7 février 2012
Animer un workshop, endosser le rôle de facilitateur n’est pas si simple.
En plus du nécessaire temps de préparation (7p), de la maîtrise des techniques de facilitation (questionnement, écoute active, paraphrase, encouragement…), et, le jour J, de l’enchainement des activités dans une dynamique divergence / convergence, l’utilisation appropriée des marqueurs et autres supports est cruciale (et pourtant délaissée…).
Savoir dessiner, non….
Savoir écrire, oui ! Quelques repères….
D’entrée tout écrire
Tout écrire sans se poser de questions permet au facilitateur de rester dans son rôle c’est-à-dire de conserver sa neutralité et de ne pas filtrer l’information transmise par le Groupe.
Le facilitateur: neutre avant tout!
D’ailleurs ce sont souvent les conditions matérielles (tout petit whiteboard par ex.) qui nous poussent parfois à censurer la parole des autres… Tout noter c’est aussi donner un feedback positif aux participants du workshop, les remercier pour leur contribution et les inciter à poursuivre leurs efforts !
Donc tout écrire… du moins ce qui est dit !
Seulement ce que dit le Groupe, et pas nos propres interprétations ! Par soucis de simplicité ou pour bien faire, nous avons parfois tendance à synthétiser, à remplacer certains mots par d’autre que nous jugeons plus appropriés ou plus présentables… Pourtant, conserver les propres mots des participants est crucial, toujours pour des questions de reconnaissance et d’engagement.
S’efforcer d’être lisible et compréhensible
…. Comme le reste cela se travaille.
Agenda- Facilitation Product Backlog Refinement
C’est avant tout une question d’effort et d’organisation. Utiliser de bons supports, de bons marqueurs, s’attarder pour écrire les lettres distinctement, espacer les lignes pour s’autoriser quelques ajouts ou corrections, alterner les couleurs, hiérarchiser l’information (les bullet sont toujours terriblement efficaces)
Questionner sans cesse…
Marqueurs à la main pour éviter les biais, encourager la participation et s’assurer que le contenu écrit et restitué est en phase avec le discours du Groupe.
Posté par jc-Qualitystreet le 23 janvier 2012
Vous savez que je suis un fervent défenseur de l’utilisation d’un backlog de produit (liste de tous les éléments sources de valeur et nécessaires à l’équipe pour réaliser un produit) “PHYSIQUE” c’est à dire affiché au mur au sein du radiateur d’informations… du coup aujourd’hui, je vous propose un nouveau format “enrichi” pour ce backlog…
Backlog de produit Physique "enrichi"
Ce format de backlog présente tous les avantages d’un backlog physique: visibilité, transparence, finalité, et permet de répondre à un besoin exprimé sur le terrain par certaines équipes que j’ai pu accompagner. En effet même si un gros travail d’estimation de l’EFFORT (exprimé en point) de chaque item du backlog est fait au démarrage du projet, l’équipe est donc régulièrement amenée à réaliser des estimations “à la volée” puisque à chaque sprint des items sont affinés, de nouveaux éléments peuvent surgir ou certaines estimations peuvent être revues du fait de nouvelles informations.
Les estimations agiles ont cette spécificité d’être à la fois collectives (les items sont estimés par l’Equipe dans des sessions de planning poker) et relatives (les items sont estimés les uns par rapport aux autres); elles nécessitent des points de répères; d’où l’idée de visualiser en permanence ces repères utilisés initialement en workshop d’estimation… et de proposer un backlog “enrichi”
Faciliter l'estimation agile en workshop
Attention: il vous faudra un peu de place !!
Posté par jc-Qualitystreet le 21 décembre 2011
La dynamique divergence-convergence est la clé de l’innovation et de la réussite de pas mal de workshops. Alterner, se laisser du temps à la fois pour diverger (activité communément associée au processus créatif) puis pour converger (parent pauvre de ce processus créatif )est essentiel.
Easy Baby :)
Converger, c’est donc faire des choix judicieux, filtrer notamment (mais pas seulement) en jugeant constructivement des idées ou des propositions selon une grille de critères. Alors pour vous aider dans cette démarche, voici quelques critères qui peuvent vous être très utiles à utiliser « one shot », en les combinant ou en affinant progressivement par vagues successives (logique divergence - convergence).
Option 1: Evaluation OEF (originalité - Efficacité - Faisabilité)
- Originalité: Quel sujet est le plus original? (4: Totalement inédit 3= En partie innovant 2=Inspiré d’une solution courante 1= Classique- Evident)
- Efficacité: Quel sujet est le plus efficace? (4= Résout parfaitement le problème 3 = Résout largement le problème 2=Résout une partie du problème 1= Résout peu ou pas le problème
- Faisabilité: Quel sujet est le plus facilement réalisable? (4=Totalement réalisable 3=Faisable en grande partie 2=Peu facile à concrétiser 1=Très difficile à mettre en œuvre)
Option 2: Evaluation IMP (Imagination - Motivation - Pouvoir)
- Imagination: Quel sujet requiert le plus d’idées nouvelles? Note I
- Motivation: Pour quel sujet y a-t-il le plus de motivation et de préoccupation? Note M
- Pouvoir d’agir: Sur quel sujet y a-t-il la plus grande capacité d’action et d’influence? Note P
=> Conserver les IMP !
Option 3: Evaluation PU (Pertinence - Urgence)
- Pertinence: Quel sujet est il le plus pertinent? (4= Très élevé 3=Elevé 2=Important 1= Modéré à Faible)
- Urgence: Quel sujet est il le plus urgent de traiter? (4= Très élevée 3=Elevée 2=Moyenne 1= Modérée à Faible)
Option 4: Evaluation ICCBI (Intérêt - Coups de cœur - Bonnes Idées)
- Intérêt: Quel sujet est il le plus attrayant, le plus prometteur, le plus intéressant?
- Les Coups de Cœur
- Les bonnes Idées
=> Conserver les ICCBI!
D’autres critères :
- Degré d’engagement (Très impliquant - Impliquant - Moyen - Peu impliquant )
- Temps requis (Beaucoup de temps - Du temps - Peu de temps - Inconnu)
- Importance (Très élevé - Elevé - Important pour certains - Modérée ou faible)
- Cout (Très cher - Moyen- Pas cher - Incertain)
- Potentiel (Va marcher - 50/50 - Marchera pas - Incertain)
- Alignement stratégique de l’entreprise (Très fort - Fort - Moyen - Modéré à Faible)
- Désirabilité (Hautement désiré - Vaut la peine d’être essayé - Non désiré - Inconnu)
Posté par jc-Qualitystreet le 20 décembre 2011
Valeur, Collaboration, Changement et FEEDBACK sont selon moi les 4 mots qui résument le mieux l’agilité. Et de cette liste de 4, le Feedback n’en est pas le moins important, c’est même d’un point de vue personnel ce qui m’a tout de suite accroché avec Scrum et les méthodes agiles
Le Feedback…
- C’est solliciter des retours le plus tôt possible et le plus souvent possible
- C’est tenir compte de ces feedback et s’adapter en continu
Le feedback est donc au cœur de nos activités, c’est un enjeu majeur. Voici 3 outils simples pour le maximiser:
Feedback Door
Initié par Jurgen Appelo. Depuis que j’ai expérimenté cette petite technique dans son propre training, j’en suis devenu Fan et l’utilise désormais systématiquement. Il complète admirablement le ROTI de fin de session pour un feedback en continu sur les Training mais peut s’utiliser lors de tout workshop. Il permet aussi de faire passer quelques messages et de procéder à quelques ajustements le cas échéant (Amélioration continue… Faire toujours mieux)!
L’echelle de 1 (très négatif) à 5 (très positif) permet de donner une tendance et de qualifier le feedback. Le post It peut rester vierge.
Feedback Door lors d'un dernier training
La règle est simple : NE PASSER PAS LA PORTE SANS AVOIR LAISSE UN FEEDBACK
ROTI (Rreturn on Time Invested…)
Encore et toujours… ais-je encore besoin de le présenter? Oui car il n’est encore pas suffisamment adopté!
Visuel, Simple, Efficace et propice aux échanges. Le ROTI est à utiliser sans modération pour vos réunions, workshops, formations voire même vos RDV, mariages ou bar mitsvah 
Q/R Coach Agile
Car le coaching agile c’est aussi (selon moi !) du conseil. A l’issue de mes sessions de coaching ou de sensibilisation à l’agilité, je sollicite toujours les personnes que j’accompagne en leur demandant de me trouver une ou deux questions sur le contenu que nous avons vu ensemble…
Q/R Coach Agile
Parfois je propose des éléments de réponse live, parfois de manière asynchrone… dans tous les cas cet espace Q/R Coaching Agile au sein du Coaching wall permet de garder une trace de nos échanges et d’en faire profiter les autres !
Net Promoter Score
ou l’art de poser la question qui tue!!
“Dans quelle mesure recommanderiez -vous le produit X ou le service Y à un ami ou un collègue ?”
Net Promoter Score: un outil simple à utiliser
Avec le Net Promoter Score, vous obtenez un feedback global: le service que je propose permet-il de ravir mon client? L’outil en lui même vous permet de classer vos clients en 3 catégories puis de mesurer votre NPS (Net Promoter Score)
- 0 à 6 = Détracteurs
- 7 et 8 = Passifs
- 9 et 10 = Promoteurs
Net Promoter Score = % clients promoteurs - % clients détracteurs
N’hésitez pas à commenter pour compléter la liste!
Posté par jc-Qualitystreet le 11 octobre 2011
… j’airai même jusqu’à dire que la constitution de petits groupes dans une logique divergence / convergence, en utilisant la technique adéquate est le secret de mes workshops!
Collaborative workshop and small groups
Parfois, diviser un groupe important est une nécessité quand on vous a “vendu” pour animer une série d’ateliers de travail ou des formations avec des groupes de plus de 20 personnes On retrouve aussi cette logique dans les rdv Open Space Technology (”Forum Ouvert”, un format de conférence que nous aimons bien, chez Valtech, organiser chez nos clients dans une dynamique de changement et d’innovation)
Plus largement, scinder un groupe de travail en des petits groupes de 2, 3 ou 4 personnes pour mener à bien certaines activités à l’agenda d’une réunion de travail, présente de nombreux avantages.
En effet le travail en petits groupes permet:
- de créer une dynamique, aux personnes de garder la pêche et au Workshop de conserver une véritable énergie qui fera toute la différence
- aux participants de briser la glace, de se découvrir et d’apprendre à se connaître, bref de créer une vraie relation
- d’obtenir plus d’engagement sur ce qui ressort de chaque groupe puis au final de l’atelier de travail lui même
- d’être plus créatifs et riche en terme de contenus en jouant sur la diversité et la collaboration quand les groupes travaillent en même temps sur le même probleme
- d’être plus efficaces en faisant travailler les groupes sur des tâches différentes puis en leur demandant de présenter le résultat de leur travail aux autres groupes qui à leur tour peuvent réagir sur le problème posé. J’avaoue que j’affectionne tout particulièrement cette technique, et l’utilise beaucoup dans mon coaching agile en sprint planning ou Product Backlog refinement (ce workshop à mi sprint ou l’on bichonne le backlog et prépare le sprint suivant)
Scrum Sprint Planning: Tasks decomposition
Quelques clés
- Poser l’agenda, les activités associées et les règles du jeu du travail de groupe
- Faites varier les techniques de fonctionnement de ces petits groupes, et donc ses règles du jeu:
- Les discussions informelles en groupe de 3, 4 ou 5 personnes (et son extension à un modèle Fishbowl avec tout d’abord un groupe au centre de la salle qui échange sur la problématique donnée et les autres groupes en observateur, puis une discussion globale puis l’autre groupe au centre du jeu)
Source: http://mountmadonnaschool.org/chautauqua/day-three-mount-madonna-student-fishbowl/
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- Le groupe de réflexion chargé d’explorer un sujet
- Le groupe de travail auto-organisé autour d’un objectif commun pendant une courte période de temps “Vous avez 45 minutes pour créer une “Product Vision Box”
- Le 2-4-2 avec 4 personnes qui sur une activité donnée fonctionnent en 3 tours timeboxés (D’abord 2 paires de 2, puis à 4 puis 2 nouvelles paires)
Agile workshop: the 2-4-2 technique
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- Le “Talk then Switch” avec 2 personnes sur un temps assez court et pour explorer un sujet ou mieux se connaitre (l’un parle pendant 3 minutes, l’autre écoute puis on alterne…)
- Alterner les activités de groupe et les sessions plénières en faisant varier le cycle Divergence - Convergence
- Indiquer aux groupes le temps dont ils disposent pour mener à bien leur activités
- Passer régulièrement d’un groupe à l’autre pour voir ce qui s’y passe
- Se garder suffisamment de temps pour la restitution aux autres Groupes et le feedback des autres
Bref, en formation ou en workshop, et encore plus sur des projets agiles (Sprint planning, Release planning, Product Backlog Refinement…), ces activités en petits groupes sont des incontournables!
