Réunions déléguées: des rôles délégués pour plus d’efficacité et de circularité

Posté par jc-Qualitystreet le 3 mai 2013

La technique des Réunions déléguées nous vient d’Alain Cardon.  Son intérêt dans le champ du coaching d’Equipe est indéniable. L’idée de départ était de décharger le leader du cumul des rôles pour l’aider à se concentrer sur sa prise de décision et de favoriser la circularité d’énergie au sein de l’Equipe.

Entre coaching et facilitation, c’est une belle approche…

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Taskboard Mobile pour Tiny Team Performante

Posté par jc-Qualitystreet le 13 mars 2013

Les Equipes Agiles (en l’occurrence SCRUM) sont pleines de ressources et ont une bonne capacité à réagir au changement et à s’adapter aux contraintes de leur Environnement… Lire la suite

Des Chapeaux pour ma Créa - Des chapeaux pour ma Rétro

Posté par jc-Qualitystreet le 20 septembre 2012

Début juillet, j’ai eu le plaisir de co-animer une belle rétrospective de fin de projet en utilisant la technique des 6 chapeaux d’Edward de Bono; une méthode que j’avais déjà utilisé dans un contexte plus créatif, de résolution de problème.

Les Six Chapeaux de la Réflexion

Et bien, en Rétro comme en Créa, la méthode des 6 chapeaux s’avère tout à fait pertinente! C’est un bel outil de coaching et de facilitation.

L’idée de base de la méthode est d’obtenir une réflexion plus efficace et directe en évitant de mélanger les éléments de nature diverses de notre réflexion: pensée positive, négative, émotions, logique, critique, créativité… on se focalise sur un seul canal à la fois, on ne se disperse pas et on évite  les sources de confusion!

Comment ça marche?

L’exercice requiert une petite dose de facilitation pour expliquer les régles du jeu, l’objectif de la rétrospective, la méthode et la signification des différents chapeaux. Co-facilitateur, j’étais aussi aux marqueurs (1 poster par chapeau) et l’idée pour ce RDV collectif était de faire passer le Groupe par ses différents états… L’ensemble du groupe allait donc porter successivement chaque chapeau (10 à 15 minutes par chapeau)

Voilà la séquence Retro (mais d’autres séquences sont envisageables…)

• Chapeau bleu (organisation & canalisation du groupe). Rappel des objectifs de la rétrospective de projet puis tour de table des objectifs personnels de chaque participant. Groupe et facilitateurs étions dés lors en phase. A ce moment, il peut être judicieux d’introduire le chapeau rouge pour permettre aux participants de libérer leurs émotions vis à vis de la rétrospective elle même…

• Chapeau blanc (neutralité & faits). L’intérêt d’une rétrospective de projet est qu’elle peut être préparée et que les participants peuvent venir avec un ensemble de données objectives relatives au projet. On reste délibérément sur du factuel en évitant les jugements, critiques et sans entrer sur le registre émotionnel. Le rôle du facilitateur est de garder le groupe focalisé sur les FAITS puis de lister ces faits sur le Poster dédié.

• Chapeau Jaune (critique positive): Individuellement ou en binôme, l’idée est de se focaliser 10 à 15 minutes sur les éléments positifs du projet. Ils sont présentés et listés sans critique sur poster.

• Chapeau Noir (critique négative).  Individuellement ou en binôme, l’idée est cette fois-ci de se focaliser 10 à 15 minutes sur ce qui n’a pas marché, les problémes, les conséquences néfastes. Les éléments sont présentés et listés sur poster.

• Chapeau Vert (créativité, idées & axes d’amélioration). Souvent en écho aux éléments précédents, les particiapnst étaients inviter à émettre des idées, des exes d’amélioration, d’envisager ce qui pourrait être mieux la prochaine fois… (exemple: “Bien définir les rôles et responsabilités de chacun au démarrage du projet“)

• Chapeau Rouge (émotions & ressenti). Chacun exprime son ressenti par rapport au projet et aux mois qu’ils ont passé ensemble. On entre délibérément sur le volet émotionnel; libérer l’émotion & les sentiments doit être encouragé par le facilitateur… (exemple : “C’était stressant” “je ressors très fier de cette expérience” “j’étais vraiment pas rassuré au début“

• Chapeau Bleu (bis) (Organisation): On termine la rétrospective sur un plan d’actions (Quoi / Qui / Quand) ou une liste “Next Steps” sur lesquels le Groupe s’engage et par un ROTI évidemment

Terriblement efficace donc avec de surcroît un coté ludique et “hors routine” plutôt plaisant. Une fois de temps en temps, ça ne fait pas de mal

Tip facilitation : le Check-in ou Voilà comment je me sens aujourd’hui…

Posté par jc-Qualitystreet le 21 février 2012

C’est u’un des premiers outils du toolkit du facilitateur et du coach agile.

Le check-in est si simple à utiliser qu’il en est souvent ignoré… malheureusement!

« Alors, comment vous sentez-vous aujourd’hui ? »

Vous êtes amené à faciliter des workshops, des rétrospectives ou cérémoniaux Agiles alors usez, et abusez du Chek-in. Que de bénéfices en effet pour ce petit tour de table ! Jugez-en plutôt :

• Il vous permet de briser la glace,
• Il fait la transition entre la vie hors-meeting et le workshop qui démarre: remarquable en ouverture de workshop
• Il va libérer la parole de tous.
• Il permet à chacun de partager l’état dans lequel il se trouve: c’est une opportunité de savoir ce que ressentent les autres et potentiellement d’adapter son comportement en conséquence
• Il contribue à terme à créer une vraie cohésion de groupe

Comment ça marche ?

Très simple mais voici quelques petites règles que j’aime bien suivre…

• Demander à un volontaire de commencer
• Se joue à tour de rôle
• Pas d’interruption durant le check-in de quelqu’un (après on peut commenter évidemment…)
• Orienté boulot ou pas: parlez de tout ce qui vous affecte à l’instant T

Côté facilitateur, il s’agit de rappeler ces quelques règles, lancer le check-in puis une fois que chaque personne a parlé, et si c’est possible, faire une petite phrase de récap (ex : « on dirait que vous allez tous bien c’est cool » ; « un peu de tension suite à la démo, on dirait… », « fin de sprint difficile semble-t-il »…)…

Le check-in moi j’aime bien!

Tip facilitation: Marqueurs et bonne attitude

Posté par jc-Qualitystreet le 7 février 2012

Animer un workshop, endosser le rôle de facilitateur n’est pas si simple.

En plus du nécessaire temps de préparation (7p), de la maîtrise des techniques de facilitation (questionnement, écoute active, paraphrase, encouragement…), et, le jour J, de l’enchainement des activités dans une dynamique divergence / convergence,  l’utilisation appropriée des marqueurs et autres supports est cruciale (et pourtant délaissée…).

Savoir dessiner, non….

Savoir écrire, oui ! Quelques repères….

D’entrée tout écrire

Tout écrire sans se poser de questions permet au facilitateur de rester dans son rôle c’est-à-dire de conserver sa neutralité et de ne pas filtrer l’information transmise par le Groupe.

Le facilitateur: neutre avant tout!

D’ailleurs ce sont souvent les conditions matérielles (tout petit whiteboard par ex.) qui nous poussent parfois à censurer la parole des autres… Tout noter c’est aussi donner un feedback positif aux participants du workshop, les remercier pour leur contribution et les inciter à poursuivre leurs efforts !

Donc tout écrire… du moins ce qui est dit !

Seulement ce que dit le Groupe, et pas nos propres interprétations ! Par soucis de simplicité ou pour bien faire, nous avons parfois tendance à synthétiser, à remplacer certains mots par d’autre que nous jugeons plus appropriés ou plus présentables… Pourtant, conserver les propres mots des participants est crucial, toujours pour des questions de reconnaissance et d’engagement.

S’efforcer d’être lisible et compréhensible

…. Comme le reste cela se travaille.

Agenda- Facilitation Product Backlog Refinement

C’est avant tout une question d’effort et d’organisation. Utiliser de bons supports, de bons marqueurs, s’attarder pour écrire les lettres distinctement, espacer les lignes pour s’autoriser quelques ajouts ou corrections, alterner les couleurs, hiérarchiser l’information (les bullet sont toujours terriblement efficaces)

Questionner sans cesse…

Marqueurs à la main pour éviter les biais, encourager la participation et s’assurer que le contenu écrit et restitué est en phase avec le discours du Groupe.

Truc de coach: un Backlog enrichi et visuel pour ne pas perdre le fil… de vos estimations

Posté par jc-Qualitystreet le 23 janvier 2012

Vous savez que je suis un fervent défenseur de l’utilisation d’un backlog de produit (liste de tous les éléments sources de valeur et nécessaires à l’équipe pour réaliser un produit) “PHYSIQUE” c’est à dire affiché au mur au sein du radiateur d’informations… du coup aujourd’hui, je vous propose un nouveau format “enrichi” pour ce backlog…

Backlog de produit Physique "enrichi"

Ce format de backlog présente tous les avantages d’un backlog physique: visibilité, transparence, finalité, et permet de répondre à un besoin exprimé sur le terrain par certaines équipes que j’ai pu accompagner. En effet même si un gros travail d’estimation de l’EFFORT (exprimé en point) de chaque item du backlog est fait au démarrage du projet, l’équipe est donc régulièrement amenée à réaliser des estimations “à la volée” puisque à chaque sprint des items sont affinés, de nouveaux éléments peuvent surgir ou certaines estimations peuvent être revues du fait de nouvelles informations.

Les estimations agiles ont cette spécificité d’être à la fois collectives (les items sont estimés par l’Equipe dans des sessions de planning poker) et relatives (les items sont estimés les uns par rapport aux autres); elles nécessitent des points de répères; d’où l’idée de visualiser en permanence ces repères utilisés initialement en workshop d’estimation… et de proposer un backlog “enrichi”

Faciliter l'estimation agile en workshop

Attention: il vous faudra un peu de place !!